Una guía práctica y fácil sobre cómo usar Google Docs

Cómo usar Documentos de Google

Google es más que el motor de búsqueda más popular en Internet. De hecho, sus plataformas de oficina han ayudado a muchas empresas con la colaboración y la productividad. ¡Y todo esto es gratis!

Quizás una de las aplicaciones de oficina más populares es Google Docs. Es un procesador de textos potente y gratuito que viene con todas las herramientas que esperaría y una variedad de las que no.

Es una gran alternativa a otras plataformas de procesamiento de textos cuando compartir y colaborar son una alta prioridad.

Hoy, repasaré algunos de los conceptos básicos sobre cómo usar Google Docs. Y debido a que es de uso gratuito, no pierde nada al probarlo.

¿Qué puede hacer Google Docs por ti?

Google Docs le brinda una poderosa herramienta de procesamiento de textos sin necesidad de descargas, suscripciones o tarifas. Lo operas directamente desde la Nube. Esto significa que se beneficiará de:

  • No requiere una descarga o instalación.
  • Poder acceder a él desde casi cualquier dispositivo con capacidad para Internet.
  • No requiere una inversión monetaria.
  • Poder compartir fácilmente documentos con otros.
  • Acceder a archivos desde dispositivos móviles usando la aplicación Google Docs.
  • Guardar archivos en línea, lo que significa que no perderá trabajo importante si su computadora se incendia.

Y si usa Google Chrome como yo, puede acceder rápidamente a Google Docs con solo un par de clics del mouse.

Como Google Docs es tan popular, muchos complementos de WordPress se integrarán con el sistema. Por ejemplo, puede incluir Presentaciones de Google para publicaciones y páginas para compartir contenido con los visitantes del sitio web.

Google Docs también es parte de G Suite. Anteriormente conocida como Google Business, esta colección de herramientas se encuentra entre algunas de las mejores aplicaciones de productividad en Internet.

Una cosa que puedes hacer con los archivos que guardas en Google es incrustarlos en WordPress .

Entonces, profundicemos en el aprendizaje de Google Docs y algunas de las cosas que puede hacer en el sistema. En poco tiempo, es posible que tenga la misma opinión que yo y cómo este procesador de textos puede beneficiar sus propósitos.

Creación de archivos en Google Docs

Si está utilizando Google Chrome, haga clic en el icono de "Aplicaciones" en el lado izquierdo de la pantalla.

aplicaciones

Haga clic en el icono "Documentos".

Icono de documentos

Alternativamente, también puede ir directamente al sitio web de Google Docs .

Desde esta primera pantalla, puede elegir una nueva plantilla para un documento o acceder a cualquier cosa que haya abierto previamente. Esto incluye cualquier documento que otros hayan compartido contigo a lo largo de la historia.

Por ejemplo, todavía puedo ver un documento que alguien compartió conmigo en 2012.

Google Docs está lleno de plantillas que abarcan diversas necesidades. Puede crear currículos profesionales, cartas, recetas, propuestas de proyectos y más.

Por ahora, solo creemos un formulario básico para que pueda mostrarle cómo funciona el sistema.

Haga clic en el documento "En blanco" a la izquierda. Tiene el gran “+” azul en el medio.

Documento en blanco

En el editor de documentos, verá que tiene las mismas herramientas que tienen la mayoría de los procesadores de texto pagos.

Vista de Documentos de Google

Estas funciones incluyen cosas como imprimir, formatos de texto, fuentes y agregar imágenes o enlaces.

En esencia, es todo lo que la mayoría de los creadores necesitarán en un procesador de textos.

Incluso puede descargar el archivo en una variedad de formatos según sus necesidades.

Descargar archivos

Cambiemos el nombre del archivo para poder encontrarlo más tarde.

Haga clic en el nombre del documento. De forma predeterminada, se leerá "Documento sin título".

nombre del documento

Nombra el título de acuerdo a lo que necesitas. Por ejemplo, estoy etiquetando este como "Ejemplo de Google Docs" para saber de qué se trata.

Nombre Documento

¿Qué sucede si desea guardar el archivo? Google Docs realmente lo hace por usted cada vez que detecta cambios. Incluso cuando cambia el nombre del archivo, Google Docs lo guarda mientras trabaja.

Esto significa que no perderá ningún ajuste importante si se corta la energía en la oficina o si su computadora se apaga accidentalmente.

Ahora, ¿qué pasa si queremos ver el historial de cambios en el archivo? Haga clic en el enlace "Todos los cambios guardados en Drive".

Guardar cambios

A la derecha, verá una marca de tiempo junto con el nombre de la persona. Estos "editores" también tendrán un color correspondiente junto a sus nombres. Esto resaltará los cambios del editor en el documento.

Si pasa el cursor sobre el texto coloreado en el formulario, puede ver exactamente qué áreas agregó.

pasar el cursor sobre

Edición de archivos

Editar archivos en Google Docs es bastante sencillo. Al igual que cualquier otro procesador de textos, realiza los cambios y los guarda. Sin embargo, hay algunas adiciones cuando se trabaja en un entorno de equipo.

Déjame desglosar algunos de estos para ti.

Seguimiento de cambios

Le mostré anteriormente cómo Google Docs registra las ediciones realizadas en un documento. Pero, ¿qué sucede si no desea guardar los cambios permanentes de su personal? Necesita que cambien la forma en que editan el documento.

Haga clic en la opción "Editar" a la derecha.

Edición

Haga que el personal o los editores seleccionen "Sugerencias" de la lista. Tenga en cuenta que aquellos que están haciendo cambios en el documento deben seleccionar esto por su parte.

Sugerencia

Ahora, cuando alguien haga una sugerencia, Google Docs creará un tachado del original mientras resalta la nueva parte. También aparecerá un cuadro de mensaje sobre quién está realizando el cambio.

En ese momento, puede aceptar o rechazar los cambios mientras deja una respuesta sobre su decisión.

Aceptar cambios

Adición de comentarios

Los usuarios también pueden comentar una sección de texto sin realizar cambios de edición. Esto es útil si otros tienen preguntas o inquietudes sobre áreas específicas.

Para agregar esto en Google Docs, resalte el texto que desea comentar.

Comentario

Cuando resalte el texto, verá una burbuja de comentario con un signo "+" en el medio. Aparecerá en el costado del documento, lo que le da la oportunidad de agregar un mensaje. Esto hace lo mismo que la versión de la barra de herramientas superior.

Haga clic en la burbuja para abrir un cuadro de diálogo.

Burbuja

Ingrese el mensaje y haga clic en "Comentar".

Diálogo de comentarios

Ahora el área resaltada cambiará de color. Si hace clic en esto, puede dejar una respuesta al comentarista o resolver el problema para eliminar el comentario.

Sugerencias

Uso del corrector ortográfico

Uno de los aspectos más importantes para un procesador de textos es la capacidad de revisar la ortografía. La mayoría de los navegadores web populares vienen con una capacidad básica para hacer esto al resaltar el texto que escribe con un subrayado rojo.

Pero, ¿y si quieres asegurarte de que todo esté bien escrito?

Vaya a Herramientas y coloque el cursor sobre "Ortografía".

Ortografía

Tendrás tres herramientas disponibles para la ortografía. Puede ejecutar el corrector ortográfico, subrayar cualquier error o acceder a su diccionario personal. Hagamos una revisión ortográfica rápida por ahora.

Haga clic en la opción "Revisar ortografía".

Corrector ortográfico

Google Docs luego escaneará el documento y dará opciones para reemplazar las palabras que encuentre. Seleccione la opción que desee y el sistema pasará a la siguiente.

Seleccione la opción de ortografía

¿Cuál es el trato con agregar a un diccionario personal?

Un diccionario personal contiene términos comunes que usará y que no son necesariamente palabras adecuadas.
Por ejemplo, muchos términos tecnológicos y nombres de empresas pueden marcarse como errores ortográficos. Simplemente haga clic en el botón "Agregar al diccionario" y Google Docs los ignorará en el futuro.

Modo de trabajo fuera de línea

El uso de Google Docs no significa necesariamente que tenga que permanecer en línea. De hecho, puede trabajar con la misma facilidad sin conexión a Internet.

Sin embargo, deberá activar esta función manualmente. No está habilitado de forma predeterminada.

Haga clic en el ícono de menú en la parte superior izquierda de Google Docs.

Menú de Documentos de Google

Seleccione "Configuración" de la lista.

Ajustes

Haz clic en el interruptor junto a "Sin conexión".

Interruptor fuera de línea

Verá un mensaje de "Configuración sin conexión" de Google Docs. Esto significa que el sistema está preparando su computadora para almacenar archivos sin conexión que se cargarán automáticamente una vez que se detecte una conexión a Internet.

Configuración sin conexión

Haga clic en el botón "Aceptar" en la ventana Configuración.

Guardar ajustes

Nota: si el interruptor fuera de línea ya está azul antes de hacer clic en él, ya tiene activado el modo fuera de línea. Si vuelve a hacer clic para apagarlo, Google Docs eliminará todos los archivos que su computadora esté almacenando actualmente.

Escritura por voz y sus beneficios

¿Quieres usar la escritura por voz en su lugar? El algoritmo de voz a texto de Google ha dado pasos agigantados desde los primeros días. Y es conveniente en una miríada de situaciones.

Abra un documento de Google como si estuviera editando o creando uno nuevo.

Vaya a Herramientas y haga clic en "Escritura por voz".

Escritura de voz

Aparecerá un icono de micrófono a la derecha de la pantalla. Seleccione la función "Haga clic para hablar".

Haga clic para hablar

El micrófono se pondrá de color rojizo y comenzará a convertir la voz en texto.

Colores de micrófono

Después de un momento de no detectar entrada, el micrófono se apagará. Simplemente haga clic en el ícono del micrófono nuevamente para comenzar a convertir la voz en texto.

Compartir sus archivos

Con algunos de los conceptos básicos fuera del camino, repasemos algunas de las opciones para compartir que tiene disponibles. Esto es lo que hace de Google Docs un excelente sistema para las colaboraciones y el ambiente de equipo.

Primero, compartamos un documento para que otros puedan leerlo. Haga clic en el botón azul "Compartir" en la parte superior derecha.

Cuota

Introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico para compartir el documento.

Persona nueva

Haga clic en el icono del lápiz para asignar permisos. Las personas en la lista de compartir pueden editar, comentar o ver según lo que envíe.

permisos

Haga clic en "Enviar" cuando esté listo. Google Docs luego enviará una invitación a todos en su lista con los permisos seleccionados. Por supuesto, todos en la lista deben tener una cuenta de Google.

Enviar

Pero, ¿y si la gente no tiene una cuenta de Google preparada? Haga clic en la opción "Obtener enlace para compartir" en la parte superior derecha.

Enlace para compartir

Esto crea un enlace directo al documento y abre la posibilidad de compartir el archivo fuera de Google.

Si la persona a la que estás invitando no tiene una cuenta de Google, verás un mensaje. En cuyo caso, el sistema optará automáticamente por enviar el enlace y activar el uso compartido.

Haga clic en "Enviar" y todos en la lista recibirán el enlace.

Enviar enlace

Ajustes avanzados

Puede habilitar mucho más control en la configuración avanzada de la pestaña Compartir. Haga clic en el enlace "Avanzado" en la parte inferior derecha.

Avanzado

Desde aquí, puede optar por compartir a través de Gmail, y Twitter. También puede ajustar exactamente lo que cada persona puede hacer con el archivo, como editar o simplemente ver.

Otras opciones en la parte inferior le permiten elegir si los editores pueden agregar nuevas personas o deshabilitar la descarga y la impresión. Esto es útil si no desea que otros compartan el documento, especialmente si la información es confidencial.

Configuración de uso compartido avanzado

Expansión con complementos

Tal vez quiera hacer más con su diseño de Google Docs. Aquí es donde entran en juego los complementos. Puede instalar funciones adicionales de Google para proporcionar una mayor funcionalidad.

Vaya a Complementos y haga clic en "Obtener complementos".

Obtener complementos

Se abrirá una nueva ventana que le mostrará todos los diferentes elementos que puede agregar.

Complementos

Muchos de los complementos a los que tiene acceso son gratuitos. Es posible que encuentre algunos que son complementos premium que requieren una tarifa. Sin embargo, vale la pena el esfuerzo de ver si puede encontrar una herramienta que necesite en esta base de datos.

Seleccione el complemento que desee y haga clic en el botón para instalar.

Instalar complemento

En muchos casos, deberá autorizar el complemento para acceder a su cuenta de Google.

La lista de complementos es bastante extensa y es posible que encuentre muchos elementos que se adapten perfectamente a sus necesidades específicas.

Obtener más de Google

Usar Google Docs es una excelente manera de compartir formularios y documentos con el resto del equipo. Y debido a que todo está basado en la nube, se puede acceder fácilmente a los archivos desde prácticamente cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet.

Sumérjase en las herramientas que Google tiene disponibles y mejore la forma en que realiza las tareas. Puede encontrar que es un gran conjunto de herramientas productivas y que ahorran tiempo.

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