Cómo crear un formulario de acuerdo contractual con firmas digitales en WordPress

¿Quieres añadir un formulario de acuerdo de contrato a tu sitio web de WordPress que la gente pueda firmar electrónicamente?

Normalmente para conseguir que se firmen los contratos, hay que imprimir / escanear manualmente la firma, o pagar por un costoso servicio de firma electrónica de terceros.

¿No sería bueno que pudieras hacer que los usuarios firmaran formularios con una firma digital en WordPress sin los altos costos?

En este artículo, te mostraremos cómo crear fácilmente un formulario de acuerdo de contrato con firmas digitales en WordPress.

¿Por qué crear un formulario de acuerdo de contrato en línea?

Un formulario de acuerdo de contrato en línea es fácil de llenar y enviar. Normalmente, enviará el acuerdo en formato PDF, que la otra parte tendrá que imprimir, rellenar, escanear y devolver.

Eso es mucho trabajo.

Al crear un formulario de acuerdo de contrato en línea en su sitio web, los usuarios pueden rellenarlo de inmediato y firmarlo digitalmente con una firma electrónica.

No requiere ningún software SaaS demasiado caro y funciona muy bien para muchos tipos diferentes de documentos legales.

Por ejemplo, puede utilizarlo para crear un formulario de código de conducta, formularios de empleo, formularios de solicitud para organizaciones sin ánimo de lucro o de voluntariado, y más.

¿Son legales las firmas digitales?

Sí, las firmas digitales y los documentos firmados digitalmente son legalmente exigibles. Si ambas partes están de acuerdo con las firmas digitales y el software utilizado mantiene un registro de las mismas, entonces son legalmente vinculantes.

Sin embargo, no pueden utilizarse para todo tipo de documentos legales. Por ejemplo, los documentos o formularios legales que requieren ser notariados, necesitan sellos judiciales o testigos.

Dicho esto, este artículo no es un consejo legal, por favor considere a un abogado para un consejo legal práctico y orientación.

Preparación de su formulario de acuerdo contractual

Si no tiene ya un contrato redactado, es una muy buena idea consultar a un abogado. Quieres estar seguro de que tu contrato es legal y que no te causará ningún problema en el futuro.

Aparte de los términos del contrato en sí, su formulario de contrato probablemente necesitará espacio para..:

  • El nombre de la persona que firma.
  • La dirección de la persona que firma.
  • La fecha de la firma del contrato.
  • Espacio para que su cliente (o nuevo empleado) firme realmente el contrato.

Dicho esto, vamos a crear un formulario de acuerdo de contrato con un campo de firma digital.

Cómo crear un formulario de contrato firmado digitalmente en WordPress

Lo primero que tienes que hacer es instalar y activar el plugin WPForms. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

WPForms es un plugin premium, y necesitarás al menos su plan Pro para acceder al addon Firmas.

Una vez activada, debes visitar la página de configuración de WPForms " Settings para introducir tu clave de licencia. Puedes encontrar esta información bajo tu cuenta en el sitio web de WPForms.

A continuación, debes visitar la página de Addons WPForms " e instalar el addon Signature.

Ahora está listo para crear su formulario de acuerdo de contrato con la función de firma digital.

Simplemente ve a la página WPForms " Add New para crear tu formulario. Esto lanzará la interfaz del constructor de formularios WPForms, en la que deberás proporcionar un título para tu formulario y luego elegir una plantilla.

Vamos a usar la plantilla de "Formulario en blanco" para este ejemplo, pero puedes elegir otra si lo prefieres. Sólo tienes que hacer clic en la plantilla para cargarla.

Probablemente querrá incluir el texto de su contrato en la página que está encima del formulario. Esto podría incluir su propia firma como imagen.

En el propio formulario, sólo hay que añadir los campos (elementos del formulario) que hay que rellenar.

Para añadir un nuevo campo, simplemente haga clic en un campo de la columna izquierda. Puedes reorganizar los campos moviéndolos hacia arriba y hacia abajo en la columna de vista previa.

Si desea enviar una copia del formulario firmado también al usuario, no olvide añadir un campo de correo electrónico donde los usuarios puedan proporcionar su dirección de correo electrónico.

Una vez que estés contento con los campos que has añadido, es hora de añadir el campo más importante del formulario: el campo de la firma.

Desplácese hacia abajo hasta la sección "Campos de fantasía" y haga clic para añadir el campo de firma a su formulario.

Eso es todo. Has creado tu forma. A continuación, tenemos que asegurarnos de que la configuración es correcta.

Configuración de los ajustes de su formulario de acuerdo de contrato

Haz clic en la pestaña "Configuración" para ver la configuración del formulario. La configuración predeterminada funcionará en la mayoría de los casos, pero es posible que desees realizar algunos cambios.

En particular, querrá comprobar que las "Notificaciones" son correctas.

De forma predeterminada, el formulario de acuerdo de contrato firmado se enviará a la dirección de correo electrónico del administrador. Esta es normalmente la dirección de correo electrónico de quien haya creado su sitio de WordPress. Si no eres tú, entonces introduce tu dirección de correo electrónico aquí.

También puede enviar una copia del formulario al usuario. Para ello, ve a la pestaña Configuración " Notificaciones y haz clic en el botón Añadir Nueva Notificación.

En la sección "Enviar a la dirección de correo electrónico", haz clic en el enlace de las etiquetas inteligentes y selecciona el campo "Correo electrónico".

Revise todos los demás ajustes y ajústelos según sus necesidades. WPForms enviará ahora el correo electrónico de confirmación del formulario al usuario también.

A continuación, cambie a la pestaña "Confirmación", puede editar el mensaje de confirmación que verá el cliente (o empleado o voluntario) que firme el formulario.

Cuando estés satisfecho con la configuración, haz clic en el botón "Guardar" en la parte superior de la pantalla. Ahora puedes cerrar y salir del constructor de formularios.

Añada su formulario de acuerdo contractual a su sitio

Por último, tienes que poner el formulario de acuerdo de contrato en tu sitio web.

Crear una nueva página o editar una existente. Primero, tendrás que añadir el texto de los términos del contrato aquí antes de incluir el formulario en sí.

Después de eso, simplemente añade el bloque WPForms a tu área de contenido.

Seleccione el formulario de acuerdo de contrato en el cuadro desplegable y WPForms cargará automáticamente una vista previa del formulario en el editor.

Ahora puede guardar o publicar su página para que su formulario esté disponible públicamente.

Después de eso, visite la página para ver su formulario de acuerdo de contrato en acción. No te olvides de probar el formulario de acuerdo de contrato. Deberías poder introducir tu firma usando el ratón, el trackpad o una pantalla táctil.

Asegúrate de ver el mensaje de confirmación y de recibir un correo electrónico después de enviar el formulario.

Si no recibes un correo electrónico, no te preocupes. Es un problema bastante común y tenemos instrucciones para arreglar que WordPress no envíe correos electrónicos.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a crear un formulario de acuerdo de contrato con firmas digitales en WordPress. También puede que te interesen nuestros artículos sobre los mejores plugins de WordPress y los mejores servicios telefónicos empresariales para pequeñas empresas.

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