Cómo crear facturas para clientes utilizando WordPress

La creación y el envío de facturas es una tarea esencial pero engorrosa para la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura utilizando una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo utilizando las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes usando WordPress.

Aunque existe un plugin de WordPress para facturas, recomendamos utilizar una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Por eso compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Invoice.

Método 1: Uso de Freshbooks

La herramienta de contabilidad más fácil y profesional para autónomos y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contadores, y es perfecta para los profesionales de WordPress.

Hay una prueba gratuita de 30 días para cualquier característica pagada, e incluso tienen un plan gratuito para siempre.

Registrarse es extremadamente fácil, y ni siquiera necesita introducir los datos de su tarjeta de crédito para la prueba. Al registrarse, usted aterrizará en un tablero de instrumentos simple que se ve así:

Cómo crear su primera factura en Freshbooks

Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy sencillo. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.

Si no ha añadido su dirección comercial, Freshbooks le pedirá su dirección comercial, la cual aparecerá en su factura.

El asistente de facturas también le preguntará por qué le cobra a sus clientes. Puede elegir el tiempo, los artículos o ambos dependiendo de los servicios o productos que ofrezca a sus clientes.

En la siguiente pantalla, deberá proporcionar la información del cliente. Freshbooks guardará esta información, y usted podrá utilizarla más tarde cuando necesite enviar una factura a ese cliente.

Después de guardar los datos de su cliente, puede desplazarse hacia abajo para introducir las tareas y los artículos, las tarifas y el importe adeudado. Puede agregar varias líneas para cada elemento o tarea junto con notas, términos y condiciones adicionales.

Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como borrador o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo postal.

Eso fue simple, ¿no?

Adición de métodos de pago en FreshBooks

Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de clientes. Es compatible con PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar pagos, haga clic en Configuración en el menú superior y en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.

Active el método de pago que desea utilizar y responda a algunas preguntas sencillas sobre los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciben una factura de usted.

Seguimiento del tiempo y los gastos con FreshBooks

FreshBooks le permite administrar y hacer un seguimiento de sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para empezar.

Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13000 instituciones financieras. Puede conectarlo fácilmente a su cuenta bancaria y a sus tarjetas de crédito. También puede agregar manualmente los gastos y guardar los recibos simplemente tomando una instantánea de su teléfono.

Si usted está trabajando por horas, entonces cada segundo de su trabajo debe ser facturado al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de rastreo de tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña de seguimiento del tiempo para empezar.

Todo lo que tiene que hacer es introducir los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el rastreador de tiempo haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.

Método 2: Usando un plugin de WordPress

Otra forma de manejar las facturas es usando el plugin WP-Invoice. De esta manera, su sitio web WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos.

Lo primero que tiene que hacer es instalar y activar el plugin WP-Invoice. Una vez activado, el plugin agregará un nuevo ítem de menú$0027Factura$0027 en su administrador de WordPress. Necesita visitar Invoice » Settings para configurar el plugin.

En primer lugar, debe introducir el nombre de su empresa tal y como desea que aparezca en las facturas. A continuación, debe seleccionar una página para visualizar las facturas. Le recomendamos que cree una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccione esa página aquí. Esta página se utilizará para mostrar sus facturas.

WP-Invoices viene con múltiples opciones de pago (vea nuestra lista de 5 alternativas de PayPal para que los autónomos cobren los pagos en WordPress. Debe elegir un sistema de pago predeterminado de las pasarelas de pago Stripe, 2CheckOut, PayPal, Tarjeta de crédito o Interkassa. Puede activar o desactivar selectivamente las pasarelas de pago y permitir que sus usuarios elijan el método de pago que prefieran.

Cuando elija un método de pago, verá una nueva pestaña debajo de la configuración para configurar esa pasarela de pago en particular. Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar iniciando sesión en su cuenta en esa pasarela y obteniendo sus claves de API.

Después de configurar sus pasarelas de pago, haga clic en el botón Guardar todos los ajustes para guardar los cambios.

Creación de una nueva factura

Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Invoices » Add New . Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.

Después de introducir la dirección de correo electrónico, el plugin cargará la pantalla del Editor de facturas. Notará diferentes recuadros meta en la pantalla de edición junto con los conocidos recuadros de Título y Editor de Publicaciones. Justo debajo del buzón del editor de correo, verá un metabuzón para añadir los elementos que está incluyendo en esta factura.

Simplemente introduzca un artículo, una cantidad y un precio. El plugin calculará la cantidad total y la mostrará como saldo. Puede hacer clic en el enlace Cambiar descripción para añadir una descripción para un artículo de la lista. También puede hacer clic en el botón $0027 Add Discount$0027 para deducir la cantidad descontada basada en un porcentaje o una cantidad fija.

Debajo del cuadro de partidas de factura, verá el cuadro de la pasarela de pagos. Esto mostrará su pago por defecto y todos los métodos de pago que ha habilitado en su sitio. Puede cambiar esta configuración para una factura si lo desea, o puede dejar que utilice las opciones predeterminadas que estableció en la configuración del plugin.

A su derecha, verá el metabox de información de usuario. Se mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede rellenar el resto de la información. En caso de no disponer de toda la información, puede dejarla en blanco y el cliente puede rellenarla en el momento de realizar el pago.

En el metabox de publicar, hay opciones para publicar esta factura como una cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Al hacer clic en el enlace Toggle Advance , podrá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar información sobre impuestos.

Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de facturas en su sitio de WordPress. Si tus clientes no están recibiendo notificaciones por correo electrónico, entonces deberías echar un vistazo a nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de WordPress no enviando correos electrónicos. Verá la factura, con un enlace para imprimir la versión en PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden cambiar su información personal en la página.

Visualización de facturas e informes

Se puede acceder a todas las facturas creadas desde Facturas » Ver todas Puede ordenar y filtrar sus facturas utilizando el menú de la derecha.

Para obtener una vista aérea de sus ganancias y facturas, necesita visitar Invoices » Reports . Allí podrá ver los gráficos y tablas de todas las facturas.

Ajuste fino de sus facturas, correos electrónicos y pagos

La página de configuración de las facturas cambiará después de guardar la configuración inicial. Ahora si visitas Invoices » Settings , podrás ver muchas otras opciones que puedes configurar. Por ejemplo, puede modificar las plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, añadir partidas que le permitan añadir rápidamente partidas a una factura. Incluso puede importar/exportar los datos de sus facturas en un archivo XML.

Ventajas y desventajas de WP-Invoice y Freshbooks

Usando WP-Invoice, usted obtiene un plugin gratuito que encaja perfectamente en su sitio web. No necesita depender de un servicio de terceros para gestionar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en un almacenamiento de nube para asegurarse de que sus datos están seguros.

Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube, y no necesita preocuparse por el respaldo o la seguridad. Y lo que es más importante, no es sólo un software de facturación, es una solución contable completa para los no contables. Puede hacer un seguimiento de los gastos, conectar cuentas bancarias, recibir pagos en línea, etc. Aparte de eso, cada día FreshBooks se conecta a más servicios y se vuelve más poderoso y fácil de usar.

Eso es todo, esperamos que este artículo te haya ayudado a crear facturas para clientes que utilizan WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo añadir testimonios de clientes rotativos en WordPress.

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