Cómo utilizar WordPress para la gestión de documentos o la gestión de archivos

De una simple plataforma de blogs, WordPress se ha convertido en una poderosa herramienta CMS que la gente está usando a su manera. Anteriormente, te mostramos cómo hacer edición colaborativa en WordPress. En este artículo le mostraremos cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de documentos. El objetivo es utilizar WordPress como plataforma de colaboración, permitiendo a los equipos trabajar en documentos al mismo tiempo y gestionar la gestión de archivos, el flujo de trabajo y el alojamiento de archivos.

Video Tutorial

Suscribirse a AprenderWP

Si no te gusta el video o necesitas más instrucciones, entonces continúa leyendo.

Configuración del sistema de gestión de documentos

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el plugin de WP Document Revisions. Una vez activado, el plugin agregará un elemento del menú "Documentos" en la barra lateral del administrador de WordPress. Al hacer clic en él, accederá a la página Documentos.

Trabajar con documentos

Para añadir un nuevo documento, haga clic en "Añadir documento". Esto le llevará a la página Añadir nuevo documento donde podrá darle un título a este documento y subirlo a WordPress. También puede elegir un estado de flujo de trabajo en el menú desplegable Estado de flujo de trabajo . Por defecto usted tiene el borrador inicial, en progreso, final y bajo revisión. Puede asignar la propiedad del documento a cualquier otro usuario en su WordPress. El estado de publicación predeterminado de un nuevo documento es "Privately Published", lo que significa que el documento está disponible para otros usuarios en su sistema. También puede proteger un documento con contraseña o ponerlo a disposición del público en la parte delantera de su sitio web.

WP Revisiones de documentos permite a los usuarios revisar un documento. El sistema de gestión de documentos bloquea un documento que ha sido revisado. Si otro usuario intenta editar el mismo documento, verá una notificación de que otro usuario está trabajando actualmente en el documento y lo ha bloqueado. Sin embargo, si el segundo usuario tiene los privilegios, puede anular el bloqueo.

Gestión de roles de usuario en revisiones de documentos del paquete de trabajo

Las revisiones de documentos de WP aprovechan la gestión de usuarios existente de WordPress. Las capacidades de los usuarios en el sistema de gestión de documentos son similares a las capacidades de los usuarios en WordPress como un blog.

Los colaboradores pueden crear nuevos documentos, pero no pueden cargarlos. Los colaboradores también pueden descargar los documentos publicados. Sin embargo, no pueden ver los documentos publicados privadamente creados por otros usuarios.

Los autores pueden crear y cargar nuevos documentos. También pueden descargar documentos publicados públicamente y editar sus propios documentos.

Los editores pueden trabajar con todos los documentos, eliminar documentos y gestionar el flujo de trabajo. No pueden añadir nuevos usuarios al sistema.

Los administradores pueden realizar todas las tareas y también pueden añadir nuevos usuarios al sistema de gestión de documentos.

Estados del flujo de trabajo de documentos

Por defecto, tiene los estados de flujo de trabajo Initial Draft, in progress, final y under review. Vaya a Documentos " Estados de flujo de trabajo para crear nuevos estados de flujo de trabajo o editar los estados existentes. Las revisiones de documentos WP también funcionan bien con Edit Flow.

WordPress como plataforma y WP Document Revisions como sistema de gestión de documentos proporciona una alternativa de código abierto a las costosas herramientas de colaboración. Permítanos saber qué piensa acerca del uso de WordPress como sistema de gestión de documentos.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Subir