Cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de archivos










  • ¿Está buscando una plataforma colaborativa para compartir archivos con los miembros de su equipo? Bueno, tengo buenas noticias para ti, puedes usar WordPress como un sistema de administración de archivos con el complemento adecuado.

    Este complemento permitirá que todos carguen, lean y editen documentos, siempre que tengan permiso. Por lo tanto, es una gran herramienta para proyectos de colaboración si desea mantener todo en WordPress.

    /Y los proyectos en equipo son algo a lo que todo desarrollador web debería estar acostumbrado. La ejecución de un sitio web no es un trabajo de una sola persona, aunque algunos desarrolladores lo tratan como tal. Requiere trabajo en equipo y crear y mejorar varios aspectos a la vez.

    WordPress tiene todas las características necesarias para ser una plataforma colaborativa exitosa, pero la competencia es dura. Muchas personas optarán por utilizar plataformas como Google Drive para realizar proyectos colaborativos.

    Hoy, demostraré cómo convertir WordPress en un excelente sistema de administración de archivos usando el complemento WP Document Revisions .

    Por qué usar WordPress como sistema de gestión de archivos

    Es posible que la plataforma de creación de sitios web más popular del mundo no le venga a la mente inmediatamente cuando piensa en un sistema de gestión de documentos, pero debería.

    ¿Puede WordPress tener varios autores trabajando en un solo documento?

    Sí.

    ¿WordPress ofrece muchas capacidades de almacenamiento?

    Sí, e incluso puedes subir el límite de subida .

    ¿Puede WordPress aceptar diferentes tipos de archivos?

    Sí.

    Todos estos son componentes críticos de un excelente sistema de administración de archivos. WordPress los tiene todos y debe tenerse en cuenta al elegir uno.

    Cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de archivos

    Este complemento hace que el seguimiento, el almacenamiento y la organización de archivos sean extremadamente convenientes. También es compatible con el sistema de roles de WordPress y los utiliza como sistemas de permisos.

    Esto permite que varios equipos usen la plataforma en el mismo equipo y no interfieran entre sí.

    Paso 1: Instale las revisiones de documentos de WP

    Comience haciendo clic en Complementos y seleccionando la opción Agregar nuevo en el panel de administración de la izquierda.

    Agregar nuevo

    A continuación, busque Revisiones de documentos de WP en el cuadro de búsqueda disponible. Esto abrirá complementos adicionales que pueden resultarle útiles.

    Busque Revisiones de documentos de WP en el cuadro de búsqueda disponible.

    Desplácese hacia abajo hasta que encuentre el complemento WP Document Revisions y haga clic en el botón "Instalar ahora" y active el complemento para su uso.

    Haga clic en el botón "Instalar ahora".

    En el panel de administración de la izquierda, haga clic en Documentos. Esto abrirá la página de configuración principal del complemento.

    haga clic en Documentos.

    Paso 2: agregue documentos con revisiones de documentos de WP

    Usar el complemento es muy simple y no es nada nuevo para un veterano de WordPress. El complemento usa áreas similares pero las tiene mejor personalizadas para múltiples usuarios.

    Empecemos por agregar contenido. Para agregar contenido, haga clic en la opción Agregar documento.

    haga clic en la opción Agregar documento.

    Asigne un nombre a su documento para que pueda localizarlo fácilmente más tarde. Haga clic en el botón "Cargar nueva versión" para comenzar a agregar contenido.

    Aparecerá una ventana emergente. Debería ser muy similar porque es lo mismo que la pestaña Cargar cuando agrega medios . Arrastre sus archivos al cuadro o haga clic en el botón "Seleccionar archivos" y seleccione sus archivos.

    Arrastre sus archivos al cuadro o haga clic en el botón "Seleccionar archivos".

    Una vez que haya cargado el archivo y le haya asignado un nombre, no habrá terminado. Ahora debe seleccionar en qué etapa se encuentra el documento. Debería ver un cuadro de estado de Wordflow en el lado derecho. El menú desplegable tiene cuatro opciones que incluyen Final, En progreso, Borrador inicial y En revisión. Seleccione la opción más adecuada.

    Seleccione la opción más adecuada.

    Todo lo que queda por hacer es hacer clic en el botón "Actualizar".

    haga clic en el botón "Actualizar".

    Puede repetir estos pasos cada vez que desee agregar un documento.

    Paso 3: configurar los estados del flujo de trabajo

    Los estados del flujo de trabajo se pueden cambiar en cualquier momento. Esto le permite crear estados personalizados.

    Por ejemplo, si tiene un escritor que escribe el documento y un editor que lo revisa y corrige errores, ninguno de los estados de flujo de trabajo funcionará para ese escenario. En su lugar, debe crear un estado que diga "Listo para editar" o algo similar.

    Haga clic en Estados de flujo de trabajo.

    Haga clic en Estados de flujo de trabajo.

    Aquí puede editar los estados de flujo de trabajo existentes. También puede crear otros nuevos completando la información y haciendo clic en el botón "Agregar nuevo estado de flujo de trabajo".

    Paso 4: Acceso a documentos con revisiones de documentos de WP

    Ahora que ha agregado un documento, es hora de acceder a él. Para ello, haga clic en la opción Todos los documentos.

    Haga clic en Todos los documentos.

    Verá todos los documentos que ha cargado en esta página. Esto incluye el título, el estado del flujo de trabajo y la persona que está editando el documento actualmente. Puede hacer clic en cualquier documento al que tenga acceso y editarlo.

    Quizás se esté preguntando, ¿cómo sabe el complemento quién tiene permiso? Esa es una gran pregunta y tiene una respuesta muy simple, Roles de usuario de WordPress . Los roles se utilizan para asignar rangos en todo el sitio web y funcionan de la misma manera en este complemento.

    Hay cuatro funciones a tener en cuenta, que incluyen Administradores, Editores, Autores y Colaboradores. Los administradores, como siempre, pueden hacer cualquier cosa con un documento que se carga en el sitio web.

    Los editores son muy similares a los administradores porque también pueden hacer cualquier cosa en este complemento, pero eso solo se aplica a este complemento. Los autores solo pueden cargar y descargar documentos.

    Los colaboradores pueden crear nuevos documentos, pero no pueden cargarlos. Comprender lo que hace cada rol es extremadamente importante para utilizar completamente WordPress como un sistema de gestión de documentos.

    Felicitaciones, ha aprendido con éxito a usar el complemento WP Document Revisions.

    ¿Realmente vale la pena usar WordPress como sistema de gestión de archivos?

    Honestamente, en probablemente el 99% de los casos, deberías apegarte a Google Docs.

    Es más fácil de usar, debido a que no tiene que configurar nada. En cambio, usted es solo un usuario y todas las herramientas están disponibles de forma gratuita. Y, a diferencia de WordPress, es más accesible como plataforma de colaboración.

    Sin embargo, cuando la privacidad es una preocupación, es posible que desee mantener las cosas en un lugar más seguro, y WordPress puede ser ese lugar.

    Usa WordPress para cualquier cosa

    WordPress es responsable de más del 20% de todos los sitios web que se realizan. Es fácil entender por qué muchos ven a WordPress únicamente como una plataforma de creación de sitios web, pero puede hacer mucho más.

    Un sistema de gestión de archivos es solo una de las muchas posibilidades que WordPress puede crear. Todo lo que se necesita es un desarrollador web creativo para hacer que WordPress haga cosas creativas.

    ¿Te ha sorprendido WordPress como sistema de gestión de archivos? ¿Cuántos archivos has subido?










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