¿Quiere que su formulario de contacto envíe notificaciones a diferentes personas de su empresa?
Tal vez quieras que todos los mensajes se copien a tu asistente, o que se envíen mensajes específicos a diferentes departamentos, o tal vez simplemente quieras enviar a los usuarios una copia de la información que han enviado.
En este artículo, compartiremos cuatro formas diferentes de crear un formulario de contacto con múltiples destinatarios, para que puedas elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
Por qué podrías querer enviar a varios destinatarios desde tu formulario de contacto
Por defecto, los formularios de contacto sólo envían notificaciones a una dirección de correo electrónico.
Puede que quieras cambiar esto por varias razones. Aquí hay algunas situaciones que podrías enfrentar:
- Diriges tu sitio con un amigo, y ambos quieren una copia idéntica de todos los mensajes que llegan a través de tu formulario de contacto.
- Quieres que tus usuarios reciban un correo electrónico de confirmación cada vez que te envíen un mensaje. Quieres que este correo de confirmación sea ligeramente diferente del que recibes tú mismo.
- Quieres que los mensajes de tu formulario de contacto vayan a diferentes personas dependiendo de los propósitos del mensaje. Por ejemplo, quieres que las consultas de ventas vayan directamente a tu equipo de ventas o que las consultas de facturación vayan a tu equipo de facturación.
- Quieres copiar a tu compañero de blog, y a tu asistente en tus correos del formulario de contacto, para que puedas «responder a todos» fácilmente para mantener a todos al tanto.
En este artículo, te mostraremos varias formas diferentes de conseguir el plugin de tu formulario de contacto para enviar varios correos electrónicos a diferentes personas. Esto te permite tratar todos los escenarios anteriores y cualquier otra cosa que puedas enfrentar.
Nota: Nuestro tutorial es sólo para sitios de WordPress auto-alojados. Si quieres saber más sobre WordPress, consulta nuestro artículo sobre cómo empezar un blog de WordPress o cómo hacer un sitio de WordPress.
Elección del constructor de formularios de WordPress adecuado
Hay una tonelada de plugins de formularios de WordPress en el mercado. Algunos de ellos admiten notificaciones por correo electrónico múltiples, pero no muchos de ellos permiten personalizar las notificaciones.
Usaremos el plugin WPForms para este tutorial. Es un popular constructor de formularios de WordPress usado por más de 3 millones de sitios web.
También existe una versión gratuita llamada WPForms Lite que puede utilizar si sólo desea enviar el contenido de su formulario de contacto a varios destinatarios.
Sin embargo, si quieres enviar notificaciones personalizadas a varios destinatarios, necesitarás la versión de pago del plugin. Para demostrar los cuatro métodos, usaremos la versión pro en este tutorial.
Envío de múltiples notificaciones para el formulario de contacto
Existen múltiples escenarios para el envío de notificaciones por correo electrónico de formularios de contacto. En este artículo, abordaremos cada uno de ellos.
Primero, necesitas instalar y activar el plugin WPForms. Para obtener más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.
A continuación, deberás dirigirte a la página WPForms » Settings para introducir tu clave de licencia. Puedes encontrar esta información bajo tu cuenta en el sitio web de WPForms.
Después de eso, necesitas visitar WPForms » Agregar nueva página para crear tu primer formulario de contacto. Para obtener instrucciones, consulta nuestro tutorial paso a paso sobre cómo crear un formulario de contacto en WordPress.
Ahora que ha creado su formulario, puede utilizar cualquiera de los métodos que se indican a continuación para añadir varios destinatarios e incluso crear notificaciones personalizadas para sus formularios.
1. Enviar la misma notificación a múltiples destinatarios
La forma más sencilla de establecer múltiples destinatarios es enviar la misma notificación a cada persona.
Simplemente ve a WPForms » All Forms y edita el formulario para el que quieres configurar las notificaciones.
A continuación, debes ir a la pestaña Configuración » Notificaciones en el constructor de formularios e introducir el correo electrónico de los destinatarios en el cuadro «Enviar a la dirección de correo electrónico».
Puedes introducir tantos correos electrónicos como quieras, pero recuerda separar las direcciones de correo electrónico con una coma.
En el ejemplo, las notificaciones se enviarán a
- La dirección de correo electrónico del administrador por defecto
- editor@mywebsite.com
- sarah@mywebsite.com
Consejo: El {admin_email} es la dirección de correo electrónico de tu administrador de WordPress. Este podrías ser tú si eres el propietario del sitio. También podría ser quien haya creado el sitio web. Puedes comprobarlo en el menú Settings » General de tu panel de control de WordPress.
2. Enviar notificaciones de formularios de contacto diferentes a múltiples destinatarios
En algunas situaciones, puede que quieras enviar una notificación diferente a cada destinatario.
Por ejemplo, puede enviar a los usuarios un correo electrónico de confirmación que es diferente de la notificación de correo electrónico de administración que recibe.
Puedes hacerlo fácilmente con WPForms. Simplemente abre el constructor de formularios, ve a Configuración » Notificaciones , y luego haz clic en el botón $0027Agregar nueva notificación$0027.
Verá un popup que le pide que nombre la notificación. Este nombre es sólo para su referencia, así que puede poner lo que tenga más sentido para usted. Vamos a usar «Correo electrónico de agradecimiento» por el bien de este tutorial.
A continuación, haz clic en el botón «Aceptar» y tu nueva notificación aparecerá en la parte superior de la lista de notificaciones. Puedes desplazarte hacia abajo para encontrar tu «Notificación predeterminada» original debajo de esto.
Borra la etiqueta {admin_email} de la casilla «Enviar a la dirección de correo electrónico».
Después de eso, debes hacer clic en el enlace «Mostrar etiquetas inteligentes» justo encima del cuadro «Enviar a la dirección de correo electrónico». Esto se expandirá para mostrar los campos disponibles. Simplemente, haz clic en el campo «Correo electrónico».
Esto se añadirá a la caja como {campo_https://cdn.wpbeginner.com/wp-content/uploads/2020/02/WPForms-smart-tags-user-email.png» />
Todo lo que esto significa es que WPForms enviará esta notificación a la dirección de correo electrónico del usuario, que introdujo en el formulario de contacto.
A continuación, tendrás que rellenar el asunto del correo electrónico, desde el nombre, desde el correo electrónico y responder. Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse eso:
También querrás añadir un mensaje de agradecimiento. Por defecto, la sección «Mensaje» contiene la etiqueta {all_fields}. Esta mostrará todos los datos que el usuario haya introducido.
Aquí está nuestro mensaje de agradecimiento:
Ahora, tu usuario recibirá el mensaje de agradecimiento después de enviar el formulario, y tú recibirás la notificación estándar por defecto sin el mensaje de agradecimiento.
Puedes configurar tantas notificaciones personalizadas como quieras. Tampoco tienes que incluir todos los datos del formulario en cada mensaje.
Por ejemplo, si eres un entrenador que hace reservas, entonces podrías elegir que te envíen todos los datos del formulario a ti y al cliente. Tu asistente podría recibir sólo el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico, y el tiempo (s) para el que han reservado. De esa manera, cualquier información privada permanece confidencial.
3. Añadir diferentes destinatarios para diferentes opciones de formularios
A veces, puede que tengas un solo formulario que quieras enviar a diferentes personas dependiendo de la opción que elija el usuario.
Por ejemplo, puede utilizar un formulario de contacto único que permita a los usuarios enviar preguntas, pedir que se compren anuncios en su sitio y sugerir ideas para la publicación de invitados.
Puede que quieras hacerlo:
- Envíe las preguntas a su asistente.
- Reciba usted mismo las solicitudes de publicidad.
- Envía las ideas de los invitados a tu editor.
Con WPForms, es fácil hacer esto.
Primero, ve a la vista de «Campos» de tu formulario. Necesitarás añadir un campo que permita a los usuarios elegir entre dos o más alternativas. Para ello, puedes elegir el campo desplegable o el de opciones múltiples.
Para nuestro ejemplo, vamos a usar el campo de opción múltiple (botón de radio). Arrastre y suelte el campo en su formulario. A continuación, haz clic en él para editar las diferentes opciones.
Una vez que hayas configurado el campo con varias opciones, ve a Ajustes » Notificaciones .
A continuación, haz clic en el botón «Agregar nueva notificación» para crear las notificaciones adicionales que necesites. Tendrás que rellenar los detalles según corresponda para cada notificación.
Aquí hay una notificación que se envía cuando se presenta un puesto de invitado:
A medida que te desplazas hacia abajo, debes hacer clic en la casilla de verificación junto a «Activar la lógica condicional». Esto te mostrará algunos ajustes adicionales.
Tienes que seleccionar tu campo de opción múltiple del desplegable. Después de eso, haga clic en la opción apropiada para esta notificación.
A continuación, puede seguir configurando nuevas notificaciones para cada una de sus opciones.
Consejo: Puedes usar este método junto con los métodos que ya hemos visto.
Por ejemplo, puedes introducir dos o más direcciones de correo electrónico en el cuadro «Enviar a la dirección de correo electrónico». Eso enviaría copias de la misma notificación a esas personas.
También podría configurar un mensaje de confirmación por correo electrónico para ir al usuario. Si quieres usar diferentes confirmaciones para las diferentes opciones, necesitarás habilitar la lógica condicional para éstas también.
4. 4. Envío a otros de un correo electrónico de notificación
A veces, es posible que quieras copiar las notificaciones del formulario de contacto. Por ejemplo, tal vez quieras copiar al editor y al escritor principal de tu sitio cuando recibas una notificación sobre el envío de un nuevo artículo invitado.
La ventaja de usar este método es que puedes «responder a todos» fácilmente al correo electrónico de notificación. En lugar de que todos reciban un correo electrónico separado, como con el primer método, hay un correo electrónico con varios destinatarios copiados.
Para añadir un campo CC a la configuración de la notificación del formulario, ve a la página WPForms » Settings y haz clic en la pestaña Email.
Desplácese hasta la parte inferior de la página y marque la casilla junto a la opción «Copia de carbono». No te olvides de guardar la configuración.
Ahora, cuando estés editando cualquiera de las notificaciones de tu formulario, verás un cuadro CC. Esto te permite introducir cualquier dirección a la que quieras que se envíe esa notificación.
Consejo: No introduzcas más de una dirección de correo electrónico en la casilla «Enviar a la dirección de correo electrónico» si utilizas este método. De lo contrario, las personas a las que se les envía el correo electrónico recibirán varios correos electrónicos.
Solución de problemas de entrega de correo electrónico para sus formularios
Si tienes problemas para enviar notificaciones por correo electrónico desde tu formulario de contacto de WordPress, entonces esta sección es para ti.
De forma predeterminada, WordPress utiliza PHP para enviar correos electrónicos. Este método puede ser fácilmente mal utilizado por los spammers y está limitado o bloqueado por muchas compañías de alojamiento de WordPress.
Como no es un método seguro, también es bloqueado por proveedores de correo electrónico populares como Gmail y Outlook. Esto significa que sus correos electrónicos nunca llegan a la bandeja de entrada de los usuarios.
Por suerte, hay una solución fácil para arreglar eso. Puede utilizar un proveedor de servicios SMTP profesional o utilizar la función de dirección de correo electrónico comercial gratuita de su empresa de alojamiento para enviar sus correos electrónicos de forma segura.
Para instrucciones paso a paso, vea nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de WordPress de no enviar correo electrónico.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a crear un formulario de contacto con múltiples destinatarios en WordPress. También puede que te guste nuestra guía sobre los mejores plugins de WordPress y los mejores servicios de marketing por correo electrónico para pequeñas empresas.
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