Cómo configurar un saludo de correo de voz empresarial (con ejemplos)

Cuando llamas a un número de teléfono comercial, a menudo te saludan con un saludo automático de correo de voz que te ayuda a guiarte por el directorio telefónico y los pasos siguientes.

Estos mensajes de voz hacen que su pequeña empresa parezca profesional, y pueden ayudar a aumentar las ventas así como la satisfacción del cliente.

En este artículo, te mostraremos cómo configurar un saludo de correo de voz para tu tienda en línea, negocio o blog. También te mostraremos los mejores ejemplos de saludo del correo de voz que puedes usar como plantilla.

¿Por qué el saludo del buzón de voz es importante para su negocio?

Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles terminan en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los ingeniosos botones de "clic para llamar" que aparecen en los resultados de búsqueda local de Google.

Para muchas pequeñas empresas, puede que no sea posible responder a todas las llamadas inmediatamente. A veces los clientes pueden llamar después de las horas de trabajo, y usted puede estar ocupado o no tener personal disponible en ese momento.

Aquí es donde entra el saludo de tu buzón de voz.

Para muchos clientes, este será su primer contacto con su negocio. No configurar un saludo en el buzón de voz puede hacer que pierda un cliente en favor de su competidor.

Por otro lado, no acertar con el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no seguir, o simplemente contactar con sus competidores.

Dicho esto, veamos cómo configurar correctamente el saludo del buzón de voz para su negocio en línea.

La mejor manera de configurar un saludo de buzón de voz

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para gestionar las llamadas. Si bien es posible que esto permita realizar el trabajo, no permiten administrar adecuadamente las llamadas comerciales ni configurar un saludo efectivo de correo de voz automatizado.

La mejor manera de manejar las llamadas de negocios es usando un servicio telefónico de negocios. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono empresarial virtual porque les permite gestionar eficazmente las llamadas empresariales sin sacrificar su privacidad.

A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para gestionar las llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio telefónico VoIP (Voice over Internet Protocol).

El uso de un servicio telefónico empresarial le da las siguientes ventajas sobre el teléfono fijo y el móvil.

  • Puede establecer su horario de trabajo y grabar diferentes saludos de voz para ser reproducidos según la hora del día.
  • Puedes configurar la operadora automática, añadir extensiones para enrutar las llamadas, permitir que los usuarios dejen un mensaje de voz y más.
  • Funciona en tu computadora, tableta, teléfono de escritorio, e incluso en tu teléfono móvil usando aplicaciones.
  • Múltiples usuarios pueden usar el mismo número de teléfono sin importar su ubicación.
  • Puedes dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.

Recomendamos el uso de Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas del mercado. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración basado en la web fácil de usar y aplicaciones para tu teléfono.

Utilizamos Nextiva en nuestro negocio para gestionar las llamadas de WPBeginner y otras propiedades de Awesome Motive.

Si quieres una solución diferente, entonces echa un vistazo a RingCentral. Es otro gran servicio telefónico de negocios. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para administrar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más.

Una vez que haya configurado un servicio telefónico para empresas, puede configurar los saludos de voz utilizando sus configuraciones fáciles de seguir.

Ejemplos de saludo de voz para empresas

Hay algunas reglas básicas que deben seguirse para crear los saludos más efectivos del buzón de voz.

  • Evita clichés como "Tu llamada es importante para nosotros", ya que se usan demasiado y ya no se sienten sinceros.
  • Asegúrate de que la grabación de tu buzón de voz suene amigable y personal.
  • Intenta no sonar como si estuvieras leyendo un guión.
  • Si puedes, contrata a un artista de voz para que te ayude a grabar los saludos del buzón de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
  • Asegúrate de que tu correo de voz proporcione información importante como horarios de trabajo e información de contacto.

A continuación, algunas plantillas de saludo para el correo de voz que puede utilizar para su negocio.

Ejemplos de saludo de correo de voz fuera del horario de trabajo

Este saludo del buzón de voz se reproducirá cuando los clientes le llamen después del horario de trabajo o durante los fines de semana. Asegúrese de que este saludo del correo de voz informe a los usuarios sobre el horario de oficina, las formas alternativas de comunicarse con el servicio de atención al cliente o la ubicación de la tienda.

"Hola, has llamado a [nombre de la empresa]. Estamos disponibles por teléfono de [9 am] a [6 pm] [PST] de lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto de nuestra página web, [www.example.com] para dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto con usted por correo electrónico. Si desea que le llamemos, entonces por favor deje su nombre y número después junto con un mensaje corto, y nuestro equipo se pondrá en contacto con usted lo antes posible."

"Hola, has llamado a [nombre de la empresa]. Actualmente no podemos responder a su llamada. Nuestro horario de oficina es [horario de oficina] de lunes a viernes. Nuestra tienda en [ubicación de la tienda] permanece abierta para los clientes durante los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestra página web [www.example.com] [24 horas al día 7 días a la semana]. Si no es urgente, y quiere que le llamemos, por favor deje su nombre y número después de la señal."

Como puede ver, ambos ejemplos proporcionan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de contacto a través del chat en vivo o el formulario de contacto.

Ejemplos de saludo del correo de voz en vacaciones

Estos mensajes de saludo pueden ser grabados durante las vacaciones.

"Hola, ha llamado a [nombre de la empresa]. Nuestro equipo está actualmente fuera de la oficina para pasar las vacaciones con amigos y familiares. Volveremos a trabajar el [día y hora]. Por favor, déjenos su nombre y número y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible. [Felices Fiestas (o un saludo adecuado para esas vacaciones)]".

"¡Felices fiestas! Nuestro equipo en [nombre de la empresa] está fuera hasta [fecha]. Si usted es un cliente existente, todavía puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, trataremos de responderle en las próximas 24 horas. También puede ponerse en contacto con nosotros a través del chat en vivo o el formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, entonces puede dejarnos su nombre y número después de la señal. Le devolveremos la llamada tan pronto como sea posible."

"Hola, ha llamado a [nombre de la empresa]. Estamos cerrados por (nombre de la fiesta) y volveremos a trabajar el [fecha y hora]. Si necesita una respuesta urgente puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) y trataremos de responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas. También puede dejarnos un mensaje y le responderemos después de las vacaciones (Feliz Año Nuevo / Festivo)".

Como pueden ver, estos mensajes de voz proporcionan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también aseguran que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando métodos de contacto alternativos durante las vacaciones.

Ejemplos de saludo del buzón de voz

Si estás ocupado, ausente o falto de personal y no puedes responder a las llamadas de los clientes inmediatamente, puedes usar estos saludos como ejemplo.

"Hola, ha llamado a [nombre de la empresa], no podemos atender su llamada en este momento pero nos encantaría devolverle la llamada lo antes posible. Por favor, déjenos su nombre y número después de la señal."

"Hola, actualmente estamos lejos del teléfono. Si no es demasiado urgente, entonces puedes enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, por favor, deje su nombre y número después de la señal y le llamaremos de inmediato."

Si eres la única persona que responde a las llamadas, puedes hacer que sea un saludo personal en el buzón de voz.

"Hola, has llamado a (Tu nombre). Actualmente no puedo contestar el teléfono. Puedes enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puedes dejar tu nombre y número después de la señal y te llamaré lo antes posible".

Pruebe y mejore sus mensajes de voz

Otra gran razón para usar un servicio telefónico profesional es que puedes rastrear todas tus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.

Tendrías que registrar cuántos usuarios escuchan cada saludo del buzón de voz y cómo han respondido. Los mensajes del correo de voz con un mayor número de clientes que dejan un mensaje funcionan de manera eficiente.

Los mensajes del buzón de voz que no se escuchan completamente son un fracaso.

Recomendamos probar diferentes saludos de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar el saludo de su correo de voz periódicamente también puede ayudarle a llenar las lagunas de comunicación que ni siquiera sabía que existían.

Seguimiento de los mensajes del buzón de voz

Ahora que ha establecido un saludo equilibrado, informativo y amistoso en el buzón de voz, el siguiente paso es aún más crucial.

¿Qué pasa después de que un cliente te deja un mensaje de voz?

Si utiliza un sistema telefónico profesional para negocios, entonces podrá rastrear y responder fácilmente a esos mensajes.

Asegúrese de que usted y su personal estén igualmente bien preparados para un seguimiento rápido. Una rápida llamada de vuelta contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y a cerrar las ventas.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender a configurar el saludo del correo de voz para su negocio en línea. También es posible que desee ver nuestra guía sobre cómo crear un boletín de noticias por correo electrónico para su empresa.

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