Cómo exportar entradas de formularios de gravedad a Excel en WordPress










  • Si actualmente usa Gravity Forms, es posible que sepa que tratar de exportar un formulario de Gravity a Excel no es sencillo. Siempre requiere un administrador y debe volver a realizar el proceso cada vez que se necesitan nuevos datos.

    El equipo de Gravity View ha intentado solucionar esto mediante la creación de un complemento para omitir la parte de inicio de sesión del proceso. Se trata de entradas de formularios de gravedad en Excel. Este complemento le permitirá exportar fácilmente entradas de todos los formularios de Gravity.

    Hoy, demostraré cómo hacer esto.

    ¿Qué son las formas de gravedad?

    Gravity Forms es un complemento de formulario de contacto premium para WordPress. Le permite crear cualquier tipo de formulario de contacto de una manera elegante y profesional.

    Los formularios de contacto permiten a los usuarios ingresar información personal para que el sitio web la recopile. Estos pueden venir en una variedad de formas, siendo la más común un formulario de registro.

    Sin embargo, hay cientos de opciones disponibles.

    Recopilar la información es solo la mitad de la batalla. La otra mitad consiste en ensamblar esa información en un formato legible que pueda usarse para análisis, que es más común en el formato de Microsoft Excel.

    Si bien Gravity Forms proporciona una forma integrada de exportar datos de formularios a Excel, muchos usuarios sienten que puede ser molesto acceder a ellos. Afortunadamente, hay otras opciones disponibles.

    ¿Es realmente tan difícil exportar datos de un formulario de gravedad?

    Para ser honesto, no realmente.

    El proceso es bastante sencillo. El problema que muchas personas tienen con el proceso es que debe iniciar sesión en el sitio web de Gravity Forms. Si bien esto no toma mucho tiempo, puede volverse molesto si planea exportar regularmente.

    Este problema empeora si la persona que necesita el archivo CSV no es un administrador porque necesitaría iniciar sesión con una cuenta de administrador para hacer esto.

    El complemento evita esto al permitirle crear una exportación CSV directamente desde la sección de formularios del complemento. En total, tomará menos de un minuto y se puede configurar para que cualquier rol de usuario en WordPress pueda obtener el archivo por sí mismo.

    Cómo exportar formularios de gravedad con entradas de formularios de gravedad

    Paso 1: instalar entradas de formularios de gravedad

    No hace falta decir que necesita tener instalado el complemento Gravity Forms para usar Gravity Forms Entries . Este complemento fue diseñado específicamente como un complemento gratuito para Gravity Forms y le permitirá exportar fácilmente archivos CSV.

    Por lo tanto, todas las configuraciones están disponibles con la sección de configuraciones Gravity Forms. Es compatible con todos los complementos premium disponibles en Gravity Forms.

    Comencemos haciendo clic en Complementos y seleccionando la opción Agregar nuevo en el panel de administración de la izquierda.

    Busque entradas de formularios de gravedad en el cuadro de búsqueda disponible. Esto abrirá complementos adicionales que pueden resultarle útiles.

    Desplácese hacia abajo hasta que encuentre el complemento Gravity Forms Entries y haga clic en el botón «Instalar ahora» y active el complemento para su uso.

    Nota: Sin Gravity Forms instalado, no puede hacer nada con este complemento.

    Paso 2: acceder a las entradas en Excel

    Con el complemento activado, está listo para comenzar. La primera parte es encontrar la sección que el complemento agrega a su sitio web.

    En el panel de administración de la izquierda, haga clic en Formularios y seleccione la opción Formularios.

    Aquí verá una lista completa de los formularios que tiene en su sitio web. Pase el mouse sobre el formulario de su elección para revelar opciones adicionales. Haga clic en la opción Configuración.

    Haga clic en la opción Entradas en Excel en la parte inferior.

    Paso 3: Configuración

    Esta sección contiene todas las configuraciones que ofrece el complemento. Solo necesita ser configurado una vez. Después de eso, simplemente puede hacer clic en el botón de descarga. Por supuesto, puede cambiar la configuración en cualquier momento.

    Lo primero que verá es un botón «Habilitar descarga», pero ignoremos eso por ahora. En cambio, debajo de esto, encontrará las secciones Seguridad y Configuración general.

    La sección de seguridad le permite elegir si todos tienen acceso a la función de descarga o solo los usuarios registrados tienen acceso. Simplemente elija la mejor opción para su sitio web.

    La configuración general incluye una variedad de opciones simples que puede configurar. La primera es si desea incluir notas de entrada con la descarga. Esto está desactivado de forma predeterminada, pero siéntete libre de habilitarlo.

    A continuación, puede elegir cómo desea que aparezca el pedido en Excel. El complemento le ofrece muchas opciones, incluidas fechas, números de teléfono, ciudades y más. Utilice el menú desplegable para hacer su elección.

    El siguiente par de opciones le permiten seleccionar la posición de la columna, ingresar un nombre de archivo personalizado, elegir el tipo de extensión de archivo (.csv o .xlsx) y elegir si se envía una notificación cuando se crea una descarga.

    Debajo de esto, encontrará una sección de Configuración de campo. Aquí, puede seleccionar cualquier campo que no desee que se incluya en el archivo de Excel. Simplemente arrastre los campos que no desea incluir a la sección Campos deshabilitados.

    Recomendaría excluir cualquier campo que no tenga datos cuantificables. Por ejemplo, los campos Sus comentarios/preguntas permiten a los visitantes dejar un comentario en el formulario. Si bien esta es información valiosa, puede que no sea excelente en un formato de Excel.

    Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar configuración».

    Paso 4: Descarga el archivo

    En este punto, todo lo que necesita hacer es descargar el archivo. En el futuro, esto es todo lo que necesitará hacer para crear una exportación de Excel para cualquier cosa en Gravity Forms.

    En la parte superior izquierda, encontrará el selector de formulario. Así es como selecciona el formulario que desea utilizar. Simplemente use el menú desplegable para seleccionar el formulario que desea exportar.

    A continuación, debemos habilitar la capacidad de descargar un formulario. Para hacerlo, haga clic en el botón «Habilitar descarga».

    Esto generará una URL de descarga para su sitio web. Puede deshabilitar esta capacidad en cualquier momento haciendo clic en el botón «Deshabilitar descarga».

    Debajo de esto, encontrará una sección de archivos de descarga. Aquí, puede ingresar un rango de fechas para elegir qué información desea exportar. Alternativamente, puede dejarlo en blanco. Al hacerlo, se exportarán todos los datos disponibles.

    Haga clic en el botón «Descargar». El archivo se puede encontrar en la carpeta Descargas de su computadora.

    Eso es todo, su Gravity Form ahora está listo para usar en Excel, ¡felicidades!

    El análisis es fundamental para todos los sitios web

    Uno de los conceptos erróneos más grandes que tienen los nuevos propietarios de sitios web es cuánto trabajo se requiere para administrar los datos analíticos.

    No nos andemos con rodeos, cada vez es más difícil conseguir que los visitantes rellenen formularios de contacto. La mayoría de los visitantes se han vuelto más cuidadosos con su información personal, lo que los hace más reacios a compartirla.

    Sin embargo, esto es solo la mitad de la batalla. La información que recopile debe convertirse en datos fácilmente legibles. Si no es así, entonces la información que recopilaste es inútil.

    La buena noticia es que hay tantos programas y sitios disponibles para ayudarlo a aprovechar al máximo sus datos.

    ¿Por qué necesitabas exportar un formulario en Gravity Forms? ¿Encuentra este método más fácil que el incorporado?