Todos los que tienen una pequeña empresa pueden beneficiarse al encontrar formas de ser más productivos. Pero no es necesario ser propietario de una pequeña empresa para beneficiarse del aprendizaje de nuevos métodos de productividad.
Todos podemos encontrar nuevas formas de ser más productivos y eficientes en nuestra vida cotidiana. Pero existen formas comprobadas de hacer que las tareas comerciales esenciales sean más eficientes.
El primer paso para aumentar la productividad es identificar las áreas problemáticas. Cuando nos sentamos (o nos acercamos a nuestro escritorio de pie) para trabajar todos los días, ¿cuáles son algunos de los obstáculos comunes? ¿Qué podemos hacer para minimizarlos?
Para la mayoría de nosotros, solo hay unas pocas cosas por las que tenemos que esforzarnos:
- Mantenerse enfocado en tareas o proyectos importantes
- Lidiando con las interrupciones
- Mantener la motivación
- Evitar la procrastinación
Cuando nos ocupamos de esas cosas, casi todo lo demás encajará.
Hablemos de algunas formas en que podemos abordar los obstáculos cotidianos para mantener el rumbo y ser más productivos. Aquí hay 24 acciones positivas que la mayoría de nosotros podemos tomar hoy.
Nadie puede implementar todos estos consejos a la vez, por supuesto. Identifique cuáles resuenan con usted y comience allí.
Sea más productivo en el trabajo
1. Prioriza tus “Resultados Esenciales” Diariamente
Muchos de los elementos de esta lista giran en torno a las prioridades y la toma de decisiones sobre lo que es importante. Pero en realidad, algunas tareas deben completarse en una fecha determinada, o incluso diariamente. Considere esas tareas como “resultados esenciales” de su trabajo diario y mantenga una lista de ellos a la mano.
Asegúrese de reservar tiempo en su día para completarlos.
Algunos de los otros consejos aquí le ayudarán con ese presupuesto de tiempo. Pero si logras tus resultados esenciales todos los días, gran parte del estrés que rodea a las personas ocupadas desaparecerá.
2. Recuerda las prioridades a largo plazo
Priorizar los resultados diarios necesarios debe ir de la mano con mantener las prioridades a largo plazo en un segundo plano. Pregúntese cuáles de sus metas diarias a corto plazo contribuyen a sus prioridades a largo plazo.
Si la respuesta parece ser ‘ninguno ‘, no se preocupe. Pregúntese si puede aprovechar algunas de sus tareas a corto plazo para contribuir a sus metas a largo plazo y cómo puede hacerlo.
Es posible que descubra que parte de su trabajo diario se interpone en el camino de sus objetivos a largo plazo. Si ese es el caso, vuelva a evaluar lo que está haciendo a corto plazo y adáptelo para que se ajuste a sus prioridades a largo plazo.
Considere rechazar cualquier cosa que no se pueda hacer a la medida.
Es fácil que las personas ocupadas pierdan de vista sus objetivos a largo plazo. Si descubres que eso te está pasando, no entres en pánico. Da un paso atrás y vuelve a calibrar para volver a encarrilarte.
3. Reducir o consolidar reuniones
Las reuniones son el ladrón de tiempo número uno en muchas empresas. Más del 70 % de los gerentes sénior en una variedad de industrias clasificaron las reuniones como “ improductivas e ineficientes ”. Un número similar dice que las reuniones les impiden completar su propio trabajo.
Lejos de hacerlos más productivos, las reuniones los hacen menos productivos.
Si te encuentras en muchas reuniones, podría ser el momento de retirarte de algunas de ellas. Es tentador querer asistir a cada reunión para estar informado. Pero si la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo, ¿qué te estás perdiendo realmente?
Algunas reuniones son necesarias, por supuesto. Pero si echas un vistazo al contenido y a los participantes, es posible que encuentres que algunos se pueden consolidar. Si no puede eliminar o consolidar las reuniones, intente programarlas consecutivamente o en grupos.
Eso tiene dos beneficios. En primer lugar, reduce el número de interrupciones provocadas durante un día determinado por las reuniones. En segundo lugar, puede acortar efectivamente algunas reuniones al limitar los intervalos de tiempo.
4. Sea más productivo con la regla de los dos minutos
El autor David Allen popularizó este método en su libro Getting Things Done . Es una de las ideas más simples de esta lista, pero también es la que tiene el impacto potencial más profundo. Aquí está:
Si se le presenta una tarea que le llevaría menos de dos minutos completarla, hágala de inmediato.
Eso es todo.
Como muchas grandes ideas, parece obvio. Pero si lo pones en práctica, puede tener un impacto de gran alcance. Un impacto más allá de hacerte más productivo. Dudo en llamar a algo que cambia la vida, pero si eres un procrastinador, la regla de los dos minutos puede cambiar tu vida.
¿Escéptico? Pruébalo por un día. Eso es todo lo que se necesita para convencerte de su genialidad.
5. Rastree (y limite) el tiempo que dedica a las tareas
Hay una idea llamada el Principio de Pareto (AKA, la regla 80/20). Dice que el 80% de tus resultados vendrán del 20% de tus esfuerzos. Si eso le suena familiar o cree que se aplica a usted, identifique el 20% fructífero de su esfuerzo.
Pon tu dedo en lo que estás haciendo bien en ese 20% para ser más productivo. Luego pregúntese cómo puede maximizarlo. Luego, piense en cómo puede reducir el otro 80 % del esfuerzo que no contribuye a los resultados.
6. Gobierna el correo electrónico, no dejes que te gobierne a ti
Hablamos de que las reuniones son posibles pérdidas de tiempo. Pero el correo electrónico puede ser peor. Si se encuentra ahogado en el correo electrónico, aquí hay algunas ideas que pueden ayudarlo a llegar a la orilla.
- No abra su cliente de correo electrónico más de dos veces al día. Una vez por la mañana y otra por la tarde. Establece un límite de tiempo para cada sesión y respétalo. Este puede ser el cambio más difícil de hacer. Pero si te dedicas a ser eficiente en el manejo del correo electrónico, deberías poder hacerlo.
- Pregúntate si un mensaje de correo electrónico requiere una respuesta tuya. Cuando comience a abordar el correo electrónico de esa manera, es posible que descubra que la mayoría no lo hace.
- Mire dónde aparece su dirección de correo electrónico en la lista de destinatarios. Si ha recibido CC, es menos probable que sea necesaria una respuesta suya.
- Envíe cualquier correo electrónico que no requiera una respuesta a una carpeta de archivo temporal. Configure la carpeta de archivo para eliminar contenido de más de 30 días.
- Cree una carpeta de archivo permanente para el correo electrónico al que pueda tener que hacer referencia más allá de su archivo de 30 días. No mueva nada a esa carpeta que requiera una respuesta.
7. Mejora tu comunicación escrita
Ya que estamos en el tema del correo electrónico, puede reducir una gran parte del correo entrante mejorando su escritura. No me refiero en un sentido literario sino en un sentido informativo.
Tómese el tiempo para volver a leer lo que ha escrito . Ese simple paso te ahorrará muchas respuestas innecesarias. ¿Tu correo electrónico dice todo lo que quieres que diga? Asegúrese de que nada esté abierto a la interpretación o que pueda crear preguntas.
Si está haciendo preguntas o solicitando información, sea muy específico sobre lo que está pidiendo.
8. Elimina las decisiones innecesarias para ser más productivo
Albert Einstein usaba esencialmente la misma ropa todos los días. Y no está solo . Cuando se le preguntó por qué su ropa era toda igual, Einstein dijo que eliminaba la decisión de qué ponerse cada mañana.
Ese concepto se puede expandir a muchas de las decisiones que tenemos que tomar. Pregúntate si una decisión es importante y, si no lo es, no te detengas en ella. Puede automatizarlo, como los trajes de Einstein, o hacerlo rápidamente sin pensar demasiado.
La decisión es un ahorro de tiempo.
9. Deja ir el mito de la multitarea
Mucha gente sostiene que podemos realizar múltiples tareas. Usarán ejemplos como jóvenes estudiando mientras escuchan música. Pero eso no es multitarea. No se concentran en la música; simplemente está allí mientras se concentran en sus estudios (si sus padres tienen suerte).
El hecho es que somos incapaces de lo que comúnmente se considera multitarea . Nuestros cerebros no funcionan de esa manera. Cuando creemos que estamos realizando múltiples tareas, en realidad estamos cambiando rápidamente de una tarea a otra.
Si eso no suena como una excelente manera de ser más productivo, es porque no lo es.
Si programa sus tareas de una manera que incorpora la multitarea, deténgase. Al menos intente completar las tareas sin superponerlas una encima de la otra. Es posible que descubra que puede completar sus tareas más rápidamente (y con menos errores) cuando las ataca por separado.
10. Despeje un camino todos los días para un trabajo profundo
Piense en ello como anti-multitarea.
La mayoría de nosotros tenemos algunos proyectos o tareas que requieren un enfoque intenso. Cuando somos interrumpidos o distraídos de ese enfoque, puede tomar de 20 a 30 minutos recuperarlo.
Piénsalo. Significa que dos interrupciones pueden duplicar virtualmente el tiempo necesario para completar una tarea que requiere una hora de profunda concentración. Eso sugiere que debemos reservar un bloque de tiempo ininterrumpido para proyectos o tareas que requieren un enfoque profundo. Apunta a por lo menos 90 minutos (más sobre ese número en un minuto).
11. Sea más productivo usando atajos
No pretendo acortar su trabajo, sino hacer que las tareas repetitivas sean más fáciles y rápidas.
Tengo una lista de verificación que reviso cada vez que termino de grabar y editar un podcast . Hay un par de docenas de tareas en la lista que deben realizarse para cada episodio.
Ninguna de las tareas es particularmente divertida o emocionante. Pero puedo trabajar en la lista de verificación y completar las tareas en menos de una hora. Sin la lista de verificación, ocurrirían dos cosas: me olvidaría de hacer algo y completar todo tomaría el doble de tiempo.
El enfoque de la lista de verificación se puede aplicar a la mayoría de las tareas repetitivas. Las listas de verificación, las hojas de cálculo y las listas de fórmulas se pueden usar para simplificar las tareas menos interesantes.
12. Solo di no
En la sección de reuniones, mencioné que podría ser tentador asistir a reuniones en un esfuerzo por estar informado. Una vez que te deshagas de ese hábito (si puedes), date permiso para rechazar otras actividades que te hacen perder el tiempo.
Esas actividades pueden ser reuniones, tareas que se pueden delegar, chats aleatorios que no están relacionados con el trabajo. También puede significar decir ‘no’ a uno mismo. ¿Tentado a hacer clic en Instagram «por un minuto»? no lo hagas
Manténgase enfocado en el plan del día y cortésmente aléjese de situaciones y personas que lo distraigan. Puede ser una de las formas más desafiantes para muchos de nosotros de volvernos más productivos, pero nos interesa intentarlo.
13. Toma nota de las distracciones para ser más productivo
Me doy cuenta de que «simplemente di que no» no siempre es una opción. Pero siempre que sea posible, posponga las distracciones anotándolas en una lista. Anota los pensamientos que te surjan, como “No puedo olvidar pasar por el supermercado”. O «Quiero profundizar en ese sitio web».
Al final del día, revisa tu lista. Cualquier cosa que se necesite hacer se puede programar. También puede encontrar que la regla de los dos minutos puede vencer muchas de las distracciones.
14. Eche un vistazo detenidamente a su lista de tareas pendientes
Sí, todavía nos quedamos en el territorio de “simplemente di no”. Pero incluso las personas más organizadas y eficientes pueden encontrarse creando listas de tareas poco realistas.
Revise sus listas con frecuencia y no tenga miedo de eliminar elementos que no son un buen uso de su tiempo. Delega donde sea posible y elimina sin piedad ni remordimiento.
15. ¿Tomarse un descanso para ser más productivo?
Se esperan y fomentan los descansos del trabajo físico. Pero a menudo, los descansos del escritorio o del trabajo en la computadora no lo son. Pero deberían serlo. Tomar un descanso puede aumentar su productividad .
Un descanso no es una interrupción. Es normal seguir rumiando mentalmente una tarea o un problema mientras se toma un descanso. De hecho, es posible que notes que muchos problemas encuentran solución durante los descansos.
Los descansos también son beneficiosos para tu bienestar físico y mental. No tienen que ser largos para ser efectivos. Un viaje al refrigerador o al enfriador de agua es un descanso, incluso si solo dura un minuto.
A veces , dejar de trabajar es la clave para la eficiencia laboral y ser más productivo a largo plazo.
16. No esperes inspiración o motivación
Si eres un tipo creativo, como muchos de nosotros, puedes quedarte atascado en una tarea esperando inspiración. No es la procrastinación per se, pero es un primo cercano. En un minuto, hablaré sobre la división de tareas grandes en tareas más pequeñas , pero por ahora, hablemos de solo comenzar .
La clave para hacer la mayoría de las cosas, especialmente las tareas grandes o esenciales, es solo comenzar. No tenía idea de qué dirección tomaría este artículo en particular. Pero tenía el título, así que comencé a escribir. En unos minutos, la estructura cayó en su lugar.
Una vez que tenga la estructura, solo es cuestión de completar los espacios en blanco.
De acuerdo, todos sabemos que es más que solo llenar espacios en blanco, pero entiendes la idea. El acto de comenzar nos libera de la planificación excesiva o la falta de motivación. Activa las chispas creativas. La acción engendra más acción, así que cuando estés atascado, simplemente comienza.
Puede desperdiciar los primeros cinco minutos de trabajo, pero estará progresando.
17. Aprende de los errores
Los planes mejor trazados pueden irse por el desagüe rápidamente. Todos hemos estado allí, y todos hemos sentido el aguijón de algo que no salió según lo planeado. Lo que separa a las personas exitosas de los demás es la capacidad de aprender de los errores (y, con suerte, no repetirlos).
Cuando nos enfrentamos a un fracaso, podemos aprender y hacer un mejor intento la próxima vez.
Piensa en cuáles eran tus objetivos. Analiza las diferencias entre lo que esperabas y lo que realmente sucedió. Utilice esas diferencias para que su próximo intento sea más exitoso.
18. Sea más productivo mientras trabaja en lotes
Muchas personas productivas dividen sus jornadas laborales en incrementos de 90 minutos. ¿Por qué 90 minutos? Es biológico, tu ritmo ultradiano .
La ciencia es sólida, pero también es de sentido común y lógica, y se basa en otros conceptos de los que hemos hablado. Y como beneficio adicional, cuatro bloques de 90 minutos se adaptan perfectamente a la jornada laboral típica. Puede caber mucho en 90 minutos, y es una cantidad de tiempo razonable para completar un trabajo profundo .
19. Divide las tareas grandes en tareas pequeñas
Un problema común con tareas o proyectos grandes es no saber por dónde empezar, sentirse abrumado por el alcance del proyecto. Algunas cosas no se prestan a la idea de “simplemente empezar”.
La mejor manera de ser más productivo cuando se enfrenta a ese tipo de proyectos es dividirlos en partes manejables.
Es similar a un esquema que podría usar para escribir. Piense en cómo el gran proyecto se puede dividir lógicamente en tareas más pequeñas. Luego, traza los pasos necesarios para completar cada tarea más pequeña.
Si puede hacer eso, el resultado es una gran tarea con una hoja de ruta razonable. Esa hoja de ruta razonable tiene un efecto psicológico, convirtiendo la montaña en varios montículos de arena fáciles de navegar.
20. Organizar, Organizar, Organizar
Una de las cosas más dañinas en lo que respecta a la productividad es la desorganización. Como habrás notado, muchas de las cosas de las que estamos hablando aquí requieren un cierto nivel de organización.
Es un desafío adoptar herramientas o realizar cambios sistemáticos cuando no está organizado.
Diferentes trabajos o tareas se benefician de diferentes tipos de organización. Algunos pueden beneficiarse del software de calendario o de organización. Otros desde la organización más física.
Pero, en términos generales, algunas tácticas organizativas pueden ayudar a muchos de nosotros.
- Organiza tu escritorio. Si no encuentras lo que buscas, estás perdiendo el tiempo.
- Organiza tu computadora. También tiene un escritorio, ¿verdad? Encontrar algo específico en la computadora típica requiere mucho más tiempo que encontrar algo en un escritorio físico.
- Administra tu correo electrónico. ¿Puedes reducirlo a tres carpetas? ¡ Sí, puedes !
- Mira el reloj. No hace falta decirlo, pero lo diré de todos modos. Ninguno de los consejos centrados en el tiempo aquí será útil si no presta atención al tiempo.
21. Use su viaje diario para ser más productivo
Todos los viajes al trabajo no son iguales, por lo que no todos pueden usar su tiempo de viaje para ser más productivos. Si trabaja en Manhattan, lo más probable es que no vaya a trabajar en automóvil. Si estás en Los Ángeles, es más probable que estés en el asiento del conductor.
En cuyo caso, probablemente sea mejor centrar toda su atención en conducir. Por el bien de todos.
Pero incluso si está conduciendo, es posible que pueda usar su tiempo de viaje de manera productiva. ¿Hay algún libro relacionado con el trabajo que le gustaría (o tiene que) leer? Vea si hay una versión de audio disponible.
En la misma línea, muchos podcasts podrían ser beneficiosos para el trabajo que realiza. Échales un vistazo y absorbe mientras conduces (o al ralentí en una autopista de Los Ángeles).
Si viaja en transporte público, tiene ese tiempo para trabajar en proyectos u organizar su día. Es probable que no realice ningún trabajo de enfoque profundo en un autobús o tren. Sin embargo, es posible que pueda tachar algunos trabajos menos intensos de su lista.
22. Conócete a ti mismo y a tus hábitos
Si bien todos los consejos de esta lista son prácticos, no todos serán útiles para todos. Tal vez sepa que debe dedicar una hora al día al correo electrónico. O que hay encuentros puntuales que son ineludibles.
No se provoque un estrés innecesario tratando de eliminar las cosas que no se pueden eliminar. Hay muchas cosas que puede hacer para recuperar parte de su tiempo y ser más productivo.
Concéntrese en lo que puede hacer ahora para ser más productivo.
23. Aborda las cosas importantes primero
Todos queremos comenzar nuestros días haciendo las cosas que creemos que son más importantes. Verificar nuestros teléfonos de inmediato, responder correos electrónicos desde el principio y otras tareas como esta probablemente se puedan impulsar.
Enfócate primero en las cosas más importantes. Espera unas horas para ocuparte de tu bandeja de entrada mientras usas tu energía matutina en una tarea que es más importante.
24. Deténgase incluso si está en racha
Sí, leíste bien el último consejo. Si se pone a trabajar en una tarea y sabe exactamente lo que debe suceder a continuación, entonces ese es un buen lugar para detenerse. Tienes un camino claro para avanzar, te mantienes fresco y ya te has ocupado de gran parte de la tarea.
Luego puede sentarse y comenzar aún más renovado al día siguiente.
25. Come adecuadamente para ser más productivo
No todos consideran cómo los alimentos pueden influir en los niveles de energía a lo largo del día. Y tener el tipo malo de carbohidratos y calorías puede hacer que te sientas letárgico y lento después de un tiempo.
Si bien algunos alimentos son excelentes para mantenerlo sostenido durante todo el día, algunos alimentos en realidad pueden agotar su energía . Esto significa que será menos probable que continúe a un ritmo fuerte mientras está en el trabajo.
Vale la pena el tiempo y el esfuerzo de planificar sus comidas en consecuencia para proporcionar un nivel constante de energía durante todo el día.
La productividad es personal
Todos somos individuos, cada uno con sus propias formas de manejar nuestras responsabilidades. Como dice el consejo #22, conócete a ti mismo y tus hábitos . Estoy seguro de que muchos de ustedes que leen esto pensaron: “Bueno, esa es una buena idea, pero yo lo haría así…” Eso es perfecto.
A menudo, todo lo que necesitamos es un empujón o una sugerencia para movernos en la dirección correcta para ser más productivos.
Incluso si no puede implementar ninguno de estos consejos de productividad en particular, tal vez algunos de ellos generaron ideas. Inspirado algunos pensamientos sobre los métodos que se pueden aplicar. Si es así, hemos tenido éxito.
La productividad tiene beneficios positivos más allá de su impacto en nuestros trabajos o negocios. El aumento de la productividad a menudo reduce el estrés y libera tiempo. Ambos mejoran nuestras vidas.
Y ese es siempre un objetivo por el que vale la pena trabajar.