Las 19 mejores aplicaciones de productividad que toda pequeña empresa debería probar
Tener éxito en el mundo digital actual depende en gran medida del software que utilice. Si bien algunas cosas pueden hacer que la pequeña empresa sea más eficiente, otras pueden ser una pérdida de recursos. Como resultado, necesita encontrar las mejores aplicaciones de productividad que pueda.
Ya sea que esté administrando una pequeña empresa desde su hogar o tenga una oficina en el centro de la ciudad en algún lugar, las aplicaciones adecuadas pueden marcar la diferencia.
Cuando se trata de encontrar aplicaciones en línea que puedan beneficiar a su negocio, hay seis aspectos importantes a considerar:
- Sin necesidad de hardware adicional.
- Se puede acceder a la mayoría de ellos desde cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet.
- Muchos de ellos pueden adaptarse a sus necesidades.
- No es necesario actualizar ni instalar parches porque la empresa lo hace por usted.
- La mayoría puede ser utilizada por prácticamente cualquier computadora o dispositivo móvil.
- La eficiencia del negocio puede incrementarse enormemente.
Hoy, he reunido 19 de las mejores aplicaciones de productividad que puedes encontrar en Internet. Desde la facturación hasta la gestión de proyectos, casi todos los aspectos del negocio se pueden realizar a través de la nube.
Productividad general
A continuación se presentan algunas de las mejores suites de productividad que puede usar para operar una pequeña empresa. Combinan algunas de las aplicaciones más utilizadas para brindarle una plataforma sólida desde la cual trabajar.
1. Zoho
Si necesita una variedad de herramientas para ayudar a mantener el negocio en funcionamiento, Zoho tiene una amplia variedad para elegir. Desde la gestión de las relaciones con los clientes hasta el correo electrónico, este sistema tiene mucho que ofrecer a cualquier pequeña empresa.
Uno de los aspectos más populares de Zoho es el módulo CRM. Le permite controlar las comunicaciones del equipo, generar informes de flujo de trabajo y realizar un seguimiento de la actividad del usuario, solo por nombrar algunos beneficios.
2. G Suite
Conocido originalmente como Google for Business, G Suite incorpora algunos de los sistemas más potentes que ofrece el gigante tecnológico. De hecho, es posible que muchos de ustedes ya estén utilizando algunas de estas herramientas. G Suite se integra con Gmail, Hangouts, Calendar y Google+.
Sin embargo, también utiliza herramientas de colaboración como Documentos, Hojas de cálculo y Formularios.
En lugar de utilizar un dominio de Gmail para empresas, puede configurar una dirección de empresa a través de Google. El sistema también permite hasta 30 GB de almacenamiento para usted y su equipo, que es bastante espacio dependiendo de los archivos que guarde.
También puede migrar datos de un sistema a otro, como extraer correos electrónicos de Microsoft Exchange a Google mediante herramientas de migración.
3. SoloOficina
Cuando necesite una solución basada en la nube para la productividad general de la oficina, OnlyOffice tiene muchas herramientas y características que pueden ser beneficiosas. Cada una de sus adiciones profundiza en la edición de archivos que muchas otras aplicaciones.
Por ejemplo, OnlyOffice admite la edición de HTML5 desde su software de documentos.
Desarrollado con una interfaz fácil de usar, ofrece un poderoso conjunto de herramientas que facilitan el desarrollo de documentos. En algunos casos, puede sentir que tiene el control total para una personalización aparentemente ilimitada.
Uno de los puntos más finos de esta plataforma es la capacidad de usarla en la nube, en un servidor local o descargarla directamente a un sistema informático.
Contabilidad
Ningún negocio puede tener éxito sin contabilidad. Estas son algunas de las soluciones más efectivas que he encontrado en línea. Desde el control de inventario hasta el procesamiento de facturas, conocer sus finanzas es una parte clave del éxito.
4. Libros rápidos
Uno de los nombres más destacados en software de contabilidad, Quickbooks by Intuit ha sido el favorito de muchos durante años. Es un sistema poderoso que le brinda control total sobre las finanzas y se puede personalizar para adaptarse a casi cualquier tipo de negocio.
Quickbooks también facilita mucho el pago de impuestos al final de cada año, ya que realiza un seguimiento de todos los datos pertinentes. Unos pocos clics del mouse y un par de semanas de trabajo se realizan en cuestión de minutos.
Esto incluye lo fácil y rápido que es hacer impuestos sobre la nómina o crear formularios 1099 para mano de obra contratada.
Teniendo en cuenta cómo se cree que los servicios de contabilidad alcanzarán los $ 160 mil millones para 2018 , cosas como Quickbooks podrían ahorrarle algo de dinero.
5. Libros nuevos
Freshbooks es otra aplicación financiera que tiene un gran potencial para las pequeñas empresas. Le brinda control sobre la facturación, el seguimiento del tiempo, los proyectos y más. Su extenso sistema de informes le brinda una descripción visual de cómo le está yendo a su empresa desde un punto de vista financiero.
Si opera un sitio de comercio electrónico o procesa pagos en línea a través de Stripe, Freshbooks se integra bien con esas plataformas y más. Productos como Shopify, OneSaas, G Suite y Avalara se conectan perfectamente a esta aplicación.
6. Gusto
Otra plataforma rica en características es la de Gusto . Esta aplicación en línea tiene una amplia gama de capacidades perfectas para empresas grandes y pequeñas. Gobierna la presentación automática de empleados ante el gobierno, facilita los formularios de impuestos anuales y puede administrar cosas como planes 401 (k) y Compensación para trabajadores.
Una característica que se destaca, especialmente en la economía actual, es la gestión de los beneficios de salud. Desde su tablero, puede inspeccionar cosas como los beneficios médicos, dentales y de la vista para su empresa.
Dado que la inscripción es completamente en línea, no hay papeleo real y el proceso es más rápido.
Gestión de equipos
Parte de mantener una empresa productiva es asegurarse de que su equipo sepa exactamente lo que está haciendo. A continuación se presentan algunas de las mejores aplicaciones de gestión para vigilar al personal y la gestión de proyectos.
7. Saba
Anteriormente conocido como Halogen, Saba le brinda herramientas para administrar su equipo. Usando varias métricas durante las tareas, el sistema puede medir dónde necesitan atención los objetivos de su equipo. De un vistazo, puede determinar las fortalezas y debilidades de su fuerza laboral.
Esto puede ayudarlo a desarrollar equipos más fuertes y ubicar al personal en roles más productivos.
Halogen también ofrece un sistema de compromiso que le mostrará al personal dónde deben estar y sus logros. Como la moral es muy importante para cualquier dinámica empresarial, esta característica es excelente para tener en cualquier aplicación de gestión de equipos.
Según las estadísticas, un poco más del 12 por ciento del dinero invertido en negocios se desperdició debido al bajo rendimiento del proyecto . Mantener la eficiencia del equipo es clave para el éxito y los costos.
Una mala gestión de proyectos puede conducir al fracaso. Incluso los proyectos en IBM sólo se cumplen el 40 por ciento de las veces .
8. Alternar
Cuando la gestión del tiempo es una faceta importante de su negocio, Toggl puede ayudar. Usando un sistema de un solo clic, los proyectos se pueden registrar y facturar de acuerdo con el tiempo real en que se procesaron.
El sistema puede manejar una amplia gama de proyectos, establecer tarifas de facturación y compartir informes a través de enlaces o archivos exportados.
Si necesita un sistema de seguimiento que funcione sin conexión, Toggl también puede manejarlo. El tiempo aún se registrará mientras esté fuera o se encuentre en un sitio remoto y luego se cargará una vez que se detecte una conexión a Internet.
9. Asanas
Asana es una excelente opción cuando se busca gestión de equipos y proyectos. De un vistazo, puede ver cuándo se completan los proyectos y quién está haciendo qué por el negocio.
También puede compartir archivos sobre proyectos y mostrar estadísticas en un informe fácil de leer sobre la eficiencia en el lugar de trabajo.
Una característica atractiva del sistema es su compatibilidad cruzada. Ya sea que su personal esté en sus computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, tendrá acceso a los mismos datos. Esto puede ser increíblemente útil si tiene personal móvil o remoto trabajando para usted.
10. Campamento base
Mantener comunicaciones abiertas sobre los proyectos es muy importante y Basecamp puede brindar esa sensación de seguridad a las pequeñas empresas. El personal se puede asignar a proyectos y se presenta en una pantalla fácil de ver para que no haya malentendidos sobre quién debe hacer qué.
El sistema incluye chat, tableros de mensajes, almacenamiento de archivos, programación, listas de tareas e incluso registros automáticos para que el personal pueda mantenerlo informado de lo que sucede. Si desea mayor claridad, puede tener preguntas automáticas asignadas para preguntar qué hicieron todos durante un día específico.
Además, las estrategias de gestión del tiempo pueden impulsar el rendimiento de su negocio.
Atención al cliente
Los clientes son quienes mantienen el negocio abierto y sus bolsillos llenos de efectivo. Sin cuidarlos, su empresa tendrá más dificultades para permanecer abierta. Eche un vistazo a estas aplicaciones que pueden mejorar el servicio al cliente.
11. Escritorio de la fuerza de ventas
Muchos propietarios de pequeñas empresas consideran que las herramientas de Salesfaorce Desk son muy beneficiosas para las relaciones con los clientes. Ofrece soporte multicanal para que pueda ayudar a los clientes independientemente de cómo se comuniquen con usted.
Las herramientas de gestión de casos están disponibles para abordar los problemas. También proporciona herramientas de productividad para ayudar a mejorar el flujo de trabajo.
Uno de los puntos clave de Salesforce Desk son los informes y la información comercial que obtiene con la aplicación. Puede identificar las fortalezas y debilidades dentro de su organización con base en informes gráficos que son fáciles de leer.
Esto puede ayudarlo a aumentar su base de clientes con el tiempo.
12. Perspicazmente
Tener buenas herramientas de CRM puede marcar una gran diferencia en la pequeña empresa. Insightly ofrece una amplia gama de ellos, ya sea que use la versión gratuita o pague por las actualizaciones. El sistema está diseñado para ayudar a ayudar a la gestión de proyectos, contactos y contactos.
El envío masivo de correos electrónicos, las plantillas disponibles y los informes detallados están disponibles en todas las versiones de esta aplicación. También se integra con algunos de los sistemas en línea más eficientes, como Dropbox, Evernote, GSuite y Office 365.
Como el sistema utiliza encriptación de grado militar, puede sentirse bien sabiendo que sus materiales están a salvo de ataques cibernéticos.
Según el Huffington Post, las pequeñas empresas pueden esperar ver un crecimiento de las aplicaciones de tres dígitos centrándose en mejorar la "experiencia del cliente". Esto se debe a la importancia de estas relaciones para el éxito continuo de cualquier empresa.
13. Zendesk
Cuando se trata de brindar una comunicación multicanal al cliente, Zendesk tiene mucho que ofrecer. Este sistema incorpora chat en vivo, centro de llamadas y aplicaciones de mensajería social en un solo sistema. Viene con software de análisis e informes para brindarle información sobre las relaciones con los clientes para el negocio.
Zendesk le brinda la capacidad de analizar a sus clientes en función de tendencias y comportamientos. Como resultado, puede enviar mensajes específicos de enfoque para atraer a los clientes que muestran un interés específico.
Esto puede ayudarlo a aumentar el rendimiento del negocio al involucrar a las personas en un nivel más personalizado.
Intercambio de archivos y comunicación
La comunicación es clave en cualquier organización. Cuando hay una ruptura entre las partes, el trabajo puede retrasarse o completarse incorrectamente. Poder compartir archivos y documentos es parte de esa comunicación. Estas son algunas de las mejores aplicaciones para compartir y comunicar que he encontrado en línea.
14. buzón
Cuando se trata de mantener sus archivos almacenados y de fácil acceso entre todas sus computadoras, Dropbox es una herramienta increíble a considerar. Después de instalar la aplicación en los sistemas de su computadora, cualquier archivo que comparta se envía instantáneamente a sus otras computadoras.
Por ejemplo, si tiene Dropbox instalado en la computadora de su hogar y en la computadora de su oficina, puede enviar archivos instantáneamente de un lado a otro.
Lo que hace que esto sea excelente para el negocio es que también puede compartir archivos con cualquier otra persona que use Dropbox. Dado que obtiene 2 GB de almacenamiento gratis, es una excelente manera de asegurarse de que todos puedan acceder a los archivos.
Incluso puede restringir el acceso a ciertas carpetas a las que no desea que todos accedan.
15. Atlassian
Para las pequeñas empresas que solo necesitan una pequeña plataforma de comunicación, puede valer la pena echarle un vistazo a Atlassian . Este software incluye holgura que mantiene a todos en comunicación directa en el equipo.
El chat de video, el uso compartido de archivos y un historial de búsqueda le dan a esta aplicación una gran funcionalidad en el lugar de trabajo. Atlassian también se integra con una variedad de sistemas como Jira Cloud, Trello y Confluence.
16. Skype Empresarial
Skype, que ahora forma parte de la suite ofimática de Microsoft, es uno de los mayores sistemas de comunicación por Internet del mundo. Skype for Business lleva esa plataforma aún más lejos.
Por ejemplo, las reuniones de Skype se pueden compartir con hasta 10 personas simultáneamente mientras se usa una URL personalizada para que otros puedan unirse desde cualquier dispositivo.
Con el software gratuito, puede colaborar en presentaciones de PowerPoint. Sin embargo, la plataforma empresarial ofrece integraciones con aplicaciones de Microsoft Office y grabación de reuniones.
Además de increíbles adiciones como una pizarra editable, mensajería instantánea integrada y accesorios personalizados específicamente para Skype.
Procesando pago
Hay muchas maneras en que los clientes pueden pagarle. Quiere una solución que sea ideal para su pequeña empresa. A continuación se presentan algunas de las mejores aplicaciones de procesamiento de pagos en Internet con excelentes antecedentes.
17. PayPal aquí
PayPal es una de las formas más destacadas de procesamiento de pagos en línea en Internet. PayPal Here trae ese sistema al mundo real.
Puede usar lectores de tarjetas que se conectan directamente a su dispositivo móvil o pedir que le envíen un lector de tarjetas que puede aceptar tarjetas de crédito con chip con facilidad.
Las tarifas por usar el sistema son comparables a muchas otras aplicaciones de procesamiento de pagos y mucho mejores que las cuentas comerciales tradicionales con arrendamiento de equipos. No hay tarifas ocultas o mensuales a través de PayPal y tiene acceso a ese dinero casi al instante.
Como PayPal también ofrece una pasarela de pago móvil, puede adelantarse a la tendencia. Según las cifras, se espera que los ingresos por pagos móviles superen el billón de dólares para 2019 . No desea alienar a los clientes que pagan.
18. cuadrado
Square es otro sistema de procesamiento de tarjetas de crédito que es bastante popular entre las pequeñas empresas. No solo puede recibir sus pagos dentro de un día hábil, sino que el sistema también puede rastrear bienes y servicios.
Incluso puede optar por registrar el efectivo que acepta para los pagos.
Utilice un lector de tarjeta gratuito que se conecta a su dispositivo móvil o solicite una tableta completa y un sistema de caja registradora para aceptar pagos. En cualquier caso, Square entregará informes basados en las compras vendidas, cuándo y dónde se aceptaron las tarjetas e incluso enviará un recibo por correo electrónico a los clientes si lo solicitan.
19. Venmo
Venmo es un sistema en crecimiento que ofrece muchas de las mismas características que verá en otras plataformas. De hecho, puede usar Venmo en las áreas donde ve el botón de PayPal.
El sistema tiene precios comparables para las transacciones y, a menudo, es una alternativa más barata según la cantidad gastada.
Una cosa que se destaca con Venmo es la Mastercard que puede solicitar. Le permite retirar de su saldo de Venmo en la mayoría de los cajeros automáticos por hasta $ 400 en un solo día. También puede usarlo en cualquier lugar donde se acepte Mastercard.
Aumente la productividad con la aplicación adecuada
Cuando se trata de encontrar las mejores aplicaciones de productividad, no desea preocuparse por perder una herramienta específica. Antes de encontrar la mejor aplicación en línea para su pequeña empresa, asegúrese de satisfacer todas sus necesidades.
Puede reducir en gran medida el tiempo perdido y mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.