11 hábitos simples que impulsarán tu productividad en el trabajo
Ser productivo es cómo una empresa gana dinero, pura y simplemente. Sin embargo, no todos los empleados y gerentes tienen los mejores hábitos cuando se trata de mantener el flujo de trabajo en niveles óptimos. De hecho, muchos perderán horas por semana en actividades no laborales. Entonces, ¿cómo se mejora la productividad en una organización?
La parte más difícil de motivar a una fuerza laboral es encontrar un sistema que abarque todo. Por ejemplo, no a todo el mundo le gusta un cartel de "Empleado del mes" colgado en la pared.
Ayudar a su personal a crear hábitos óptimos puede llevar un poco de tiempo, pero el fin justificará los medios. Mientras todos estén en el mismo libro y página, incluso los cambios más pequeños podrían generar resultados profundos. Esta es una de las razones por las que las aplicaciones de productividad para pequeñas empresas son tan populares.
En este artículo, le mostraré cómo aumentar la eficiencia del trabajo para el negocio. Aquí hay 11 de los hábitos más simples que he encontrado que pueden ayudar a la productividad en el trabajo.
1. Evite la multitarea
Los estudios muestran cómo alguien puede perder el 40% del tiempo productivo simplemente cambiando de una tarea a otra mientras realiza múltiples tareas. Lo que alguna vez se pensó como algo bueno, poder manejar más trabajos simultáneamente, ha resultado problemático para muchos.
Mantener la mente enfocada en una tarea a la vez reduce el riesgo de cometer errores mientras se hace ese trabajo en particular más rápido. No cortarías el césped con una mano mientras tratas de operar un herbicida con la otra, ¿verdad? Aunque este es un ejemplo extremo, señala cuán difícil e incómoda puede ser la multitarea para algunos.
Esto no quiere decir que se deban condenar todos los aspectos de la multitarea. De hecho, puede haber varias tareas que sean fáciles de combinar. Sin embargo, debe tener en cuenta cómo un empleado puede sentirse abrumado cuando se agrega más y más a su plato. El resultado final es un ambiente de alto estrés que a menudo lleva a muchos a dejar de fumar.
2. Promueva el buen estado físico y el ejercicio
El ejercicio no es simplemente una forma de perder peso o verse bien en la playa. En realidad, también aumenta el poder del cerebro . Muchos estudios muestran cómo la salud y el estado físico mejoran las capacidades cognitivas, como la memoria y el pensamiento lógico. Esto significa que una rutina regular de ejercicio mantiene la mente enfocada en las tareas diarias.
El ejercicio regular también ayuda a generar resistencia durante todo el día. Esta es la razón por la que mucha gente hace una rutina de ejercicios a primera hora de la mañana. Prepara el cuerpo y la mente para lo que está por venir.
Otro gran beneficio del ejercicio es adaptarse al estrés, especialmente si te comprometes con una rutina extenuante. Durante los entrenamientos intensos, el cuerpo libera la hormona endorfina, que actúa como inhibidor del dolor y como estimulante.
El objetivo es aumentar el ritmo cardíaco a través de la actividad física. Puede hacer esto por la mañana, pero muchos profesionales se tomarán varios "descansos para hacer ejercicio" más pequeños a lo largo de la jornada laboral.
3. Evita las notificaciones
Las desviaciones pueden venir en todas las formas. El correo electrónico, las llamadas telefónicas, los mensajes de texto e incluso las interacciones en las redes sociales le quitan tiempo a la productividad. De hecho, un estudio demuestra cómo los empleados agotan 56 minutos por día gracias al uso del teléfono no relacionado con el trabajo.
Adquiera el hábito de tratar un día de trabajo como lo que es: un día de trabajo. Todas las demás interacciones que no están relacionadas con el trabajo se manejan fácilmente fuera del horario laboral. Con la excepción de las emergencias, usted y su personal deben concentrarse en el trabajo que tienen entre manos y no en lo que sucede con sitios como Twitter.
Programe su tiempo disponible en consecuencia. Si necesita responder correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas durante el día que no estén relacionadas con el trabajo, asegúrese de que no interfieran con su trabajo. Esto le brinda la oportunidad de interactuar en el lugar de trabajo sin sacrificar su productividad.
Muchos dueños de negocios reservarán sus mañanas específicamente para administrar el correo electrónico. Después de eso, su mente se centra en las tareas del día.
4. Cree un espacio de trabajo "verde"
Las plantas hacen más que solo agregar color a una habitación. De hecho, los estudios muestran cómo las plantas ayudan a impulsar los procesos de pensamiento en un 26 % cuando se usan en el espacio de trabajo. Si bien es posible que no desee recrear el Amazonas, agregar vegetación definitivamente puede afectar la productividad.
Uno de los elementos a tener en cuenta es cómo se mejora la calidad del sueño gracias a la vida vegetal. Parte de esto se debe a la comodidad y la calidad del aire mejorada que proviene de varias plantas en la oficina. Una mejor calidad del sueño conduce a una mente más concentrada al tiempo que reduce el impacto del estrés general.
Ser "ecológico" en el trabajo tampoco significa necesariamente llenar la oficina de helechos. En realidad, el simple hecho de tener ventanas grandes y abiertas para dejar entrar la luz del sol tiene un impacto positivo en la productividad. Para muchos, lo que impulsa su enfoque es la luz natural y estar más abiertos a la naturaleza.
Incluso el sonido del agua balbuceando sobre las rocas promueve un entorno libre de estrés y más productivo. Es por eso que las fuentes de escritorio en miniatura son tan populares entre muchos. Eso sin mencionar las máquinas de sonido que promueven un ambiente “natural”.
5. Tómese su tiempo
Siempre es mejor hacer una tarea bien la primera vez que volver atrás y corregir los errores. Al tomarse su tiempo para concentrarse en una tarea, pone más esfuerzo en los puntos más finos que hacen que sea un éxito. Apresurarse para hacer el trabajo solo aumentará las posibilidades de que algo salga mal.
Volver atrás para corregir un error porque un proyecto se apresuró puede generar costos más altos en el futuro. No me malinterpreten, aún desea entregar productos y servicios de manera oportuna. Sin embargo, muchos clientes no tienen mucha fe en algo que parece apresurado.
Piénselo de esta manera, ¿confiaría en un especialista en informática si le entregara su computadora rápidamente pero con tornillos adicionales?
La velocidad no significa necesariamente ser eficiente.
6. Organice menos reuniones
Una reunión, aunque posiblemente sea informativa, es una pérdida de tiempo en lo que respecta a la productividad. Todos los asistentes ya no están haciendo su trabajo, incluyéndote a ti. Esto no es también mencionar la frecuencia con la que las personas pierden interés en estas reuniones o las desconectan por completo mientras juegan en sus teléfonos.
Muchas reuniones se pueden eliminar gracias a varias piezas de tecnología. Por ejemplo, podría alojar un sitio de WordPress solo para empresas para compartir información que las personas pueden leer en su propio tiempo. Podría ir tan lejos como para usar plataformas de presentación como Slideshare para entregar información en lugar de una reunión completa.
Sé que eventualmente tendrá reuniones que son obligatorias. Sin embargo, no todos los detalles del negocio en su conjunto deben ser el foco durante una buena parte del tiempo de producción. ¿Cuántos detalles puede incluir en un correo electrónico de toda la empresa cuando se trata de la empresa? Bastantes, y no se entrometerá durante el tiempo de producción.
7. Dése plazos para el trabajo
Incluso si su trabajo no incluye plazos reales, crearlos puede ser de gran utilidad. Esto le da la mentalidad de que un trabajo "debe" hacerse de manera oportuna. Si puede convertirlo en un hábito, puede crear un buen flujo de trabajo continuo.
La fecha límite debe ser algo realista que no sea demasiado estresante. Tratar de concentrar dos horas reales de trabajo en 30 minutos puede conducir a errores y presión. Por otro lado, tampoco desea una fecha límite que sea demasiado simplista. De lo contrario, frustra el propósito de crear uno para empezar.
La parte más difícil de darte un límite de tiempo es apegarte a él. Mucha gente puede caer en la mentalidad de que no es un objetivo real. Esto conducirá a la holgura en lugar de aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Tal vez encuentre una manera de recompensarse cumpliendo sus objetivos de fecha límite.
8. Realice un seguimiento de las tareas regulares
Hacer un seguimiento de sus tareas regulares le da una idea de cuánto tiempo le lleva completar un trabajo específico. Usando los datos que recopila, puede comenzar a identificar áreas problemáticas y dónde comienza a ocurrir una caída en la productividad.
Hacer un seguimiento en algo como una hoja de cálculo también es útil, ya que puede promediar su carga de trabajo y proporcionar estimaciones precisas sobre los tiempos de finalización. Esto es excepcionalmente útil si eres un profesional independiente que posee una pequeña empresa. Con un vistazo rápido, puede decirles a sus clientes cuánto tiempo llevará completar un trabajo específico. Desde el uso de herramientas de marketing en redes sociales hasta la redacción de contenido, controle todo el día.
Otro beneficio del seguimiento del tiempo es proporcionar datos cuando comienza a desarrollar un buen horario de trabajo . ¿Cuánto tiempo dedicas a responder a los correos electrónicos? ¿Con qué frecuencia toma descansos? Toda esta información está fácilmente disponible si controla todo lo que hace en la jornada laboral. De hecho, muchos profesionales utilizan herramientas como Libre Office o Excel precisamente para este fin.
9. Tome descansos regulares
Los estudios muestran cómo los humanos pueden sufrir fatiga fisiológica cada 90 minutos de trabajo. Por lo tanto, tratar de llegar a una marca tradicional de 2 horas en realidad está perjudicando su productividad a largo plazo. Si bien los estimulantes pueden dar un impulso para superar los 90 minutos en total, no es exactamente una forma saludable de trabajar.
Tomar un descanso permite que el cuerpo y la mente se relajen un poco. ¿Con qué frecuencia se alejó de un proyecto solo para regresar con una nueva perspectiva y completar la tarea con facilidad? Darle a tu mente un momento para recuperarse ayuda a procesar la información.
La mejor manera de pasar este descanso varía de una persona a otra. Todos tienen diferentes necesidades que los ayudan a sentirse recargados. Uno de los métodos más comunes es hacer algún tipo de ejercicio, como una caminata rápida o algo más intenso. La idea detrás de esto es hacer que la sangre fluya, lo que proporciona más oxígeno al cerebro.
10. Programa las tareas difíciles de manera eficiente
Todo el mundo tiene un "punto óptimo" en el tiempo cuando está más alerta. Programar las tareas más difíciles durante estos períodos de tiempo le brinda una mejor oportunidad de completarlas con facilidad. De hecho, los estudios muestran cómo los horarios específicos no funcionan para todos . Usted puede ser una de esas personas que son excepcionalmente productivas temprano en la mañana. Quizás después del almuerzo, esté listo para abordar cualquier cosa.
El punto es programar los trabajos más difíciles cuando sea más capaz mental y físicamente. No solo reducirá el estrés, sino que terminará esos trabajos en una cantidad de tiempo más eficiente.
Completar un trabajo difícil cuando estás alerta también significa que no tienes que preocuparte más adelante. Tener algo excepcionalmente difícil en el fondo de tu mente causa estrés y puede afectar el resto de tu día. Incluso podría prolongar las tareas más simples para no tener que lidiar con el trabajo más difícil.
11. Mantener un espacio de trabajo ordenado
Uno de los puntos clave para muchos expertos en eficiencia es mantener un entorno de trabajo ordenado y sin desorden. Esto no solo lo ayuda a encontrar las cosas que necesitará a lo largo del día, sino que muchas veces se ven afectadas por elementos aleatorios esparcidos por el escritorio.
Para muchos, un espacio de trabajo desorganizado hace que sea mucho más difícil trabajar. No poder tener suficiente espacio para trabajar o pasar tiempo buscando un bolígrafo puede acumularse rápidamente a lo largo del día. Se trata de mantenerse organizado y tener acceso a las herramientas que necesitará para trabajar de manera eficiente.
Tómese unos momentos al final de cada día de trabajo y limpie su área. No solo parece más profesional, sino que quienes trabajan contigo pueden apreciar la limpieza. En realidad, su espacio de trabajo puede causar una interrupción inadvertida en la eficiencia de otra persona.
La organización también puede ayudar a ahorrar dinero. En lugar de reemplazar las cosas que cree que se está perdiendo, es posible que simplemente estén escondidas en su espacio de trabajo.
Productividad es igual a beneficio
Ya sea creando un ambiente limpio en un restaurante o escribiendo tantas publicaciones de blog como sea posible, mantenerse en movimiento solo sirve para beneficiar a la empresa. El truco está en crear hábitos que mejoren la eficiencia en un negocio. Encuentre métodos que lo motiven a usted y al personal a la excelencia. Es posible que vea una mayor rentabilidad y una menor tasa de rotación.