Los 8 mejores software de gestión de documentos de 2022

Si tiene un negocio, entiende que el papeleo se acumula rápidamente. Y en 2020, casi todas las empresas, grandes o pequeñas, utilizan software de gestión de documentos. Esto garantiza que todos los documentos estén fácilmente disponibles y que no se pierda nada.

¿Qué es el software de gestión de documentos?

El software de administración de documentos permite a los usuarios recibir, rastrear, almacenar y administrar documentos digitalmente para garantizar la eficiencia. Han jugado un papel muy importante en la mayoría de las empresas que se han vuelto sin papel, lo que ayuda a reducir costos y salvar árboles.

A lo largo de los años, la gestión de documentos comerciales se ha convertido en una gran preocupación para las empresas emergentes a medida que avanzamos en la era digital. Como resultado, el software de gestión de documentos en su conjunto ha experimentado enormes mejoras en sus funciones.

La mayoría, ahora, van mucho más allá de la simple administración de documentos e incluyen una gran cantidad de funciones que las empresas pueden aprovechar.

Sin embargo, hay mucho para elegir, y esa es exactamente la razón por la que he reunido esta lista.

El mejor software de gestión de documentos para usar en 2020

1. Microsoft SharePoint en línea

Microsoft SharePoint

La mayoría de las empresas, de una forma u otra, utilizan Microsoft Office. No debería sorprender que ofrezcan algunos de los mejores software de administración de documentos disponibles, Microsoft SharePoint Online .

Sin embargo, hace mucho más que solo administrar documentos.

Y como ya esperaba, tiene la mejor integración de Microsoft Office en la lista.

Tiene todas las características básicas que esperaría, como carga y descarga de archivos, edición y uso compartido. Sin embargo, va mucho más allá al tener una función de seguimiento (ver quién edita), múltiples usuarios pueden editar el mismo documento, prevención de pérdida de datos y mucho más.

Sin embargo, su mayor ventaja sobre todo lo que está en esta lista es la seguridad que brinda la plataforma. Microsoft ha creado la seguridad más robusta y poderosa para el software de administración de documentos, y simplemente no tiene rival en esta categoría.

Beneficios de Microsoft SharePoint Online

  • Se integra completamente con Microsoft Office
  • El sistema de seguridad más poderoso disponible
  • Precio razonable para pequeñas empresas.

Precio de Microsoft SharePoint Online

  • SharePoint Online Plan 1 comienza en $5 al mes por usuario
  • SharePoint Online Plan 2 comienza en $10 al mes por usuario
  • El plan Office 365 E3 comienza en $20 al mes por usuario e incluye Microsoft Office

2. Docuware

Docuware

Docuware es uno de los nombres más antiguos de esta lista. Y con toda esa experiencia, puede apostar que los servicios que ofrecen son de primera categoría. Si está buscando un software de gestión de documentos rico en funciones, este es uno de los mejores disponibles.

Y eso es decir algo en un ambiente tan lleno de gente.

Algunas de las características clave incluyen procesamiento de facturas, herramientas de administración de empleados, permisos personalizables para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a los documentos correctos y automatización del flujo de trabajo digital.

Como puede ver en todas las funciones que se ofrecen, hay algo para todos, pero no todos los clientes necesitan cada función. Docuware ofrece planes personalizables para ayudarlo a obtener exactamente lo que necesita para su negocio, por lo que debe comunicarse con ellos para obtener una cotización.

Beneficios de Docuware

  • Es fácil personalizar los permisos de usuario
  • Planes personalizables para ayudar a todas las empresas a obtener y pagar las funciones que necesitan
  • Una variedad de herramientas para ayudar a los gerentes a monitorear el progreso del trabajo

Precio de Docuware

  • El precio debe discutirse con Docuware y el precio se basa en los servicios que necesita

3. SOLO OFICINA

SoloOficina

ONLYOFFICE ofrece opciones de almacenamiento en línea y en el sitio, lo que le da una ventaja en comparación con las opciones solo en línea. Después de todo, hay algunos documentos que deben completarse en persona y almacenarse en consecuencia.

Y eso puede marcar la diferencia para una variedad de negocios.

Al igual que los demás en esta lista, tiene muchas funciones a considerar, como mensajería en tiempo real para ayudar a mantener al equipo conectado, buzones corporativos, creación de grupos, integración completa con Microsoft Office, cifrado de datos e informes de auditoría.

A diferencia de otros servicios en esta lista, ONLYOFFICE es un pago único de por vida. Sí, así es, puedes usarlo para siempre. Pero es importante señalar que hay una trampa. El servicio solo se actualiza durante 1 año, después de eso, deberá pagar las actualizaciones. Por lo tanto, es mejor considerarlo como una tarifa anual.

Beneficios de ONLYOFFICE

  • Crea un buzón corporativo para tener bajo control la comunicación de tu empresa
  • Integración completa de Microsoft Office
  • La aplicación de mensajería ayuda a conectar a los empleados

Precio de ONLYOFFICE

  • Un pago único de $149 que admite 10 usuarios de por vida
  • Existen más paquetes para empresas más grandes

4. Archivos M

Archivos M

M-Files utiliza tecnología avanzada de inteligencia artificial para clasificar automáticamente los documentos que carga. Como resultado, no tiene que pasar horas asegurándose de que cada archivo se cargue en la ubicación de archivo correcta.

También ofrece almacenamiento en el sitio para documentos físicos, después de todo, no todas las empresas pueden dejar de usar papel por completo.

Las ofertas de M-File van mucho más allá de ser un sistema de gestión de documentos. En cambio, tienen una serie de soluciones específicas para una variedad de campos como manufactura, bienes raíces, construcción, ingeniería y más.

Como resultado, puede obtener un plan personalizado creado específicamente para su tipo de negocio. Sin embargo, debido a la personalización que ofrecen los planes, el precio es extremadamente variable, por lo que debe comunicarse con ellos para recibir una cotización.

Beneficios de M-Files

  • Almacenamiento in situ de documentos físicos
  • Los planes están diseñados para industrias específicas para que pueda obtener las herramientas que necesita
  • Utiliza tecnología de IA para clasificar automáticamente los documentos

Precio de M-Files

  • M-Files ofrece planes y precios basados ​​en las necesidades de su empresa. Póngase en contacto con ellos para obtener información sobre precios.

5. Cola alta

cola alta

Hightail se especializa en brindar a las empresas creativas, como los diseñadores gráficos, una mejor alternativa para almacenar imágenes y videos. Si bien esto puede sonar como una adición extraña a la lista, vale la pena señalar que los diferentes tipos de empresas tienen diferentes necesidades.

Y las empresas más creativas usan imágenes y archivos de video a diario.

Como resultado, si maneja documentos regulares, es posible que desee buscar en otra parte. Sin embargo, para aquellas empresas que encuentran útil el servicio, es excelente. Puede compartir imágenes y videos con los miembros del equipo para ayudar a acelerar el proceso creativo.

En otras palabras, hace que las colaboraciones sean muy sencillas.

Si está buscando un software gratuito de administración de documentos personales, Hightail podría ser para usted porque, a diferencia de otros en esta lista, hay una versión gratuita. Si bien es extremadamente limitado, es perfecto para uso personal y para probar el servicio.

Beneficios de la cola alta

  • Versión gratuita disponible para uso personal
  • La mejor opción para negocios especializados en imágenes y videos
  • Comparta fácilmente archivos de gran tamaño entre empleados

Precio de cola alta

  • Un plan gratuito está disponible con funcionalidad limitada
  • El plan Pro comienza en $12 al mes
  • El plan Teams comienza en $24 al mes por usuario
  • El plan Business comienza en $36 al mes por usuario

6. Plantilla

Plantilla

Templafy es el software de gestión de documentos más nuevo de la lista, pero no dejes que eso te engañe. Ya ha crecido hasta tener millones de clientes en todo el mundo como resultado de sus excelentes opciones de diseño.

Dicho esto, Templafy se especializa en grandes corporaciones, por lo que puede ser demasiado para una pequeña empresa.

Además de todas las herramientas básicas de gestión de documentos, también puede encontrar gestión de firmas de correo electrónico, control de fuentes en todo el contenido, potentes herramientas de control de calidad como un verificador de presentaciones de PowerPoint que garantiza que sus presentaciones utilicen las últimas técnicas y mucho más.

Debido a que el software está diseñado para corporaciones a gran escala, los planes son altamente personalizables para adaptarse a las necesidades de los equipos grandes. Como resultado, el precio solo está disponible a pedido después de que describa lo que necesita para su negocio.

Beneficios de Templafy

  • Excelente control de calidad para varios tipos de documentos
  • La biblioteca es fácil de navegar y se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo
  • Se integra con casi todos los principales servicios de documentos disponibles, incluido Microsoft Office

Precio de Templafy

  • Los precios están disponibles a pedido debido a los planes personalizables que ofrecen

7. Nube de documentos de Adobe

Nube de documentos de Adobe

Cuando se trata de manejar el tipo de archivo más popular del mundo, el formato de documento portátil (PDF), Adobe está en la cima. Y como era de esperar, Adobe Document Cloud sobresale al permitir que las empresas administren documentos PDF.

Y seamos honestos, la gran mayoría de tus documentos estarán en formato PDF .

Sin embargo, vale la pena señalar que si maneja otros formatos de archivo, tendrá que convertirlos o buscar otro servicio. Esto se debe a que la plataforma te obliga a cargar archivos PDF.

Si bien esto puede parecer limitante, es importante recordar que casi cualquier cosa se puede convertir a un PDF con el enfoque correcto.

Es por eso que los PDF son el rey de los formatos de archivo. Pero, no te asustes. La plataforma proporciona una manera fácil de convertir documentos en PDF, convertir múltiples documentos en un PDF, exportar PDF y cualquier cosa relacionada con PDF en general.

Beneficios de Adobe Document Cloud

  • El mejor sistema de gestión de documentos centrado en PDF
  • Interfaz intuitiva que facilita la clasificación y el almacenamiento de archivos
  • Gran soporte móvil

Precio de Adobe Document Cloud

  • Acrobat Standard DC desde $12.99 al mes
  • El Acrobat Pro DC comienza en $14.99 al mes
  • Acrobat DC para equipos comienza en $15.70 por mes por usuario

8. Gabinete de archivos electrónicos

eFileCabinet

El último en nuestra lista, pero ciertamente no menos importante, es eFileCabinet . Esta solución en línea elimina todo el arduo trabajo de archivar un documento. En cambio, lo hace automáticamente.

Sí, así es, lo archiva todo por ti.

Y sé lo que estás pensando, va a ser difícil encontrar documentos, pero ese no es el caso.

En cambio, eFileCabinet le permite buscar documentos individuales, carpetas e incluso realiza un seguimiento de los archivos más visitados para facilitar el acceso. Por lo tanto, todo lo que necesita hacer es cargar archivos y cambiar el nombre de todo en consecuencia.

Una gran parte de lo que hace de este uno de los mejores software de gestión de documentos de la lista es su increíble interfaz. Es lo suficientemente intuitivo para que cualquiera lo use y para la mayoría de las pequeñas empresas, este es el factor más importante a considerar.

Beneficios de eFileCabinet

  • Una interfaz increíble que hace que la búsqueda de archivos sea muy sencilla.
  • Archiva automáticamente los documentos cargados
  • Se puede usar desde cualquier navegador web o computadora, solo inicie sesión

Precio de eFileCabinet

  • El plan Advantage comienza en $55 al mes por usuario
  • El plan Business comienza en $99 al mes por usuario
  • El plan Ilimitado comienza en $199 al mes por usuario

Copia de seguridad de su depósito de documentos

Si bien la mayoría del software de gestión de documentos viene con soporte para copias de seguridad, no se puede decir lo suficiente lo importante que es hacer una copia de seguridad de sus datos. No hacerlo podría tener graves repercusiones legales en caso de que se pierda cierta información.

Por ejemplo, perder información importante sobre ingresos que necesitará para la preparación de impuestos.

Además de incomodarte, también podrías perder información importante relacionada con tus clientes. Y créame, no querrá tener que decirle a un cliente que rellene un papeleo. Es una forma segura de perder un patrón.

Hay muchos servicios de respaldo excelentes que puede contratar para ayudarlo a evitar este problema, así que asegúrese de tener una configuración de respaldo.

¿Qué software de gestión de documentos está utilizando este año? ¿Tu negocio se ha quedado sin papel?