Los 6 mejores software de seguimiento de gastos para 2022

Una gran parte de administrar un negocio es hacer un seguimiento de sus hábitos de gasto. Esto puede consumir horas de trabajo cada semana si se hace manualmente. Afortunadamente, a lo largo de los años, el poderoso software de seguimiento de gastos puede ayudar a las empresas, pequeñas y grandes, a realizar un seguimiento de su flujo de caja.

Hoy, cubriré nuestras mejores opciones para el mejor software de seguimiento de gastos en 2022.

¿Qué es el software de seguimiento de gastos?

El software de seguimiento de gastos permite a los empleadores realizar un seguimiento del uso de los recursos financieros de sus empleados, así como de los suyos propios. Luego, el software puede analizar los hábitos de gasto de la empresa e identificar soluciones de ahorro de costos. Analizará el inventario, la nómina, los viajes y todos los gastos relacionados con su negocio.

En otras palabras, realiza un seguimiento de cómo se utilizan los equipos y los recursos en el lugar de trabajo al tiempo que destaca las áreas en las que puede ahorrar dinero.

Sin embargo, la forma en que funciona este software puede variar drásticamente.

En algunos casos, el software permitirá a los empleados ingresar gastos que luego deben ser aprobados por la gerencia. Y en otros casos, el software se puede integrar con el software existente para realizar un seguimiento de los gastos desde el inventario hasta la nómina en un proceso automatizado.

Realmente depende del tipo de negocio que esté ejecutando y la cantidad de variables que esté rastreando.

El mejor software de seguimiento de gastos para empresas en 2022

1. Rydoo

Rydoo

Rydoo es uno de los mejores software de seguimiento de gastos disponible debido a su bajo precio y herramientas ricas en funciones. Está diseñado para pequeñas empresas de todo el mundo, lo que significa que puede esperar que realice un seguimiento de los gastos en el extranjero.

Y tiene la mejor aplicación de seguimiento de gastos del mercado.

Esta aplicación móvil te permite grabar todo sobre la marcha, lo cual es extremadamente importante. Después de todo, ahí es donde vas a hacer la mayoría de tus compras. Incluso le permite reservar vuelos, habitaciones de hotel y otros alojamientos de viaje a través de la aplicación y agregar automáticamente el recibo a sus gastos.

Esta herramienta les permite a los empleados cargar sus recibos sobre la marcha, lo que a su vez acorta el proceso para que los empleadores los reembolsen. Como empleador, puede configurar aprobaciones automáticas para cosas pequeñas, como un café, pero puede solicitar recibos y aprobaciones para otras necesidades, como habitaciones de hotel.

Beneficios de Rydoo

  • El proceso de configuración es muy fácil y puede asignar roles para cada uno de sus empleados
  • Se integra con una variedad de otros software y aplicaciones como Slack
  • Puedes conectarte con los conductores de Uber a través de la aplicación

Precio de Rydoo

  • Starter comienza en $ 7 por mes por usuario (mínimo de 5 usuarios)
  • El crecimiento comienza en $ 9 por mes por usuario
  • Las opciones empresariales están disponibles a pedido.

2. QuickBooks

Libros rápidos

Cuando se trata de gastos relacionados con el negocio, es mejor que crea que Intuit tiene una solución para usted. En este caso, se trata de QuickBooks . Es la herramienta de contabilidad más popular para las empresas y presta mucha atención al seguimiento de gastos.

Y si trabaja por cuenta propia, es posible que haya recibido QuickBooks gratis si usó TurboTax para declarar impuestos.

Como producto de Intuit, se integrará a la perfección con otras herramientas de Intuit. También vale la pena señalar que puede agregar soporte de nómina a su cuenta de QuickBooks, que también es uno de los mejores que puede obtener. Y además de los servicios de Intuit, también puede conectarse con otros servicios como PayPal en cuestión de minutos.

La aplicación de seguimiento de gastos que acompaña a Quickbooks es donde la mayoría de los empleadores pasarán su tiempo. Esta aplicación maneja el seguimiento de impuestos sobre las ventas, por lo que está lista para la temporada de impuestos, ajuste de recibos, seguimiento de facturas, herramientas de administración de flujo de efectivo y mucho más.

Beneficios de QuickBooks

  • Hay disponible una prueba gratuita de 30 días
  • Dispone de un plan dedicado a los trabajadores autónomos
  • Conectarse con cuentas bancarias solo toma unos minutos para configurar

Precio de QuickBooks

  • El plan Simple Starts comienza en $ 25 por mes
  • Los planes Plus comienzan en $ 70 por mes
  • Los planes avanzados comienzan en $ 150 por mes
  • Los planes para trabajadores por cuenta propia comienzan en $ 15 por mes

3. Obstáculo

Obstáculo

Hurdlr es una aplicación de seguimiento de gastos que hace casi todo desde la comodidad de su teléfono inteligente. Actualmente rastrea más de 8 mil millones de dólares en gastos y le ha ahorrado a su base de clientes más de 300 millones en exenciones de impuestos.

¡Hablando de números impresionantes!

Una de las mejores partes de esta aplicación es el componente de seguimiento de kilometraje. Para muchos dueños de negocios que viajan a diario, hacer un seguimiento de su millaje es una parte esencial para obtener la mejor desgravación fiscal. Esta aplicación registrará automáticamente su millaje y la función se puede activar y desactivar según sea necesario.

A veces, la parte más difícil de administrar sus gastos es cuando llega la temporada de impuestos. Entregar los documentos adecuados a su CPA o software de impuestos puede ser un desafío. Hurdlr simplifica esto enviándolos automáticamente a las partes adecuadas. Como resultado, cuando llega el momento de presentar la solicitud, la información que necesita ya está allí.

Beneficios de Hurdlr

  • Ver cálculos en tiempo real para impuestos estatales y autónomos
  • Todos los cargos se clasifican automáticamente para ayudarlo a obtener la mayor deducción de impuestos
  • Vea la cantidad de impuestos que debe de un vistazo

Precio de Hurdlr

  • Hay una versión gratuita disponible con funcionalidad limitada
  • Los planes premium comienzan en $ 5 por mes
  • Los planes profesionales comienzan en $ 10 por mes

4. Certificar

Certificar

Certify es otra excelente opción para el software de seguimiento de gastos y tiene una excelente aplicación de informe de gastos. Esta herramienta maneja todo, desde crear, enviar y aprobar gastos hasta calcular el millaje total que puede deducir.

Y es lo suficientemente simple como para que cualquiera pueda usarlo, independientemente de sus habilidades técnicas.

No se puede subestimar lo simple que es la configuración de esta herramienta. Puede configurar todo dentro de la prueba de 15 días y controlar su cuenta para asegurarse de tener las herramientas adecuadas para administrar los gastos de su negocio.

También puede hablar con soporte en vivo las 24 horas del día.

Otro factor de gran conveniencia son las opciones de autocompletar disponibles para los recibos. Así es, solo toma una foto del recibo y la aplicación hará el resto. Puede revisar la información autocompletada para garantizar su precisión.

Aunque los recibos arrugados pueden tener resultados variados.

Beneficios de Certificar

  • Soporte de primer nivel por correo electrónico, preguntas frecuentes, videos de capacitación y servicios telefónicos disponibles
  • Admite más de 140 monedas y 64 idiomas
  • Los informes brindan a los usuarios una visión más profunda de los hábitos de gasto de sus negocios.

Precio del Certificado

  • Los planes Certify Now comienzan en $ 8 por mes por usuario (hasta 25 usuarios)
  • Para empresas con más empleados, debe comunicarse con Certify para obtener una cotización

5. Gastar

Gastar

Si bien la mayoría de las soluciones de software de esta lista se han centrado realmente en las pequeñas empresas, Expensify es diferente. Se enfoca en proporcionar soluciones de seguimiento de gastos a empresas más grandes que tienen hábitos de gasto muy diferentes a los de las pequeñas empresas.

Dicho esto, Expensify seguirá satisfaciendo las necesidades de las pequeñas y medianas empresas por igual.

Una de las principales formas en que ayuda a las empresas más grandes es la larga lista de opciones de integración que admite. Algunos de estos incluyen Oracle, QuickBooks, Zenefits, Uber, Lyft, Hotel Engine, Taxback, TripActions, TravelPerk y NexTravel, por nombrar algunos. Como resultado, puede hacer que la configuración sea muy sencilla.

Cada industria tiene gastos únicos relacionados con ella, y Expensify lo entiende. Ofrecen una variedad de soluciones adaptadas a industrias específicas. Algunos de estos incluyen contabilidad, educación, alimentos y bebidas, salud y bienestar, organizaciones sin fines de lucro, medios y entretenimiento, comercio minorista y más.

Beneficios de Expensify

  • Expensify Card simplifica las compras comerciales con recibos electrónicos automáticos
  • La aplicación móvil es fácil de usar.
  • Detecta recibos duplicados para ayudar a evitar auditorías

Precio de Expensify

Para individuos

  • La pista comienza en $ 4.99 por mes
  • Enviar comienza en $ 4.99 por mes

Para Grupos

  • Collect comienza en $ 5 por mes por usuario
  • El control comienza en $ 9 por mes por usuario

6. Gastos de Zoho

Gastos de Zoho

Si actualmente está utilizando uno de los muchos productos fabulosos de Zoho para ayudar a su pequeña empresa, entonces no debe buscar más allá de Zoho Expense . Tiene todas las funciones que necesita una pequeña empresa o un trabajador independiente y se integra a la perfección con las demás herramientas de Zoho.

Y como todos sus productos, Zoho Expense tiene muchas funciones.

Algunas de las características clave que puede esperar incluyen el escaneo automático de recibos, agregar notas para cualquier gasto, configurar asignaciones para los gastos de los empleados en el camino, soporte para todas las monedas principales, almacenamiento digital de recibos y acceso a informes detallados.

Este software también viene con herramientas analíticas para ayudarlo a observar más de cerca los hábitos de gasto. Vea los pasivos en cuadros y gráficos fáciles de leer para obtener una mejor idea de los costos y ver qué empleados pueden estar violando sus políticas en lo que respecta a los gastos.

Beneficios de Zoho Expense

  • Administre sus transacciones con tarjeta de débito, crédito o corporativa en una sola ubicación
  • Los límites de gasto son fáciles de configurar y ayudan a evitar gastos excesivos
  • Aprobar gastos es rápido y fácil para ayudar a que su negocio funcione

Precio de Zoho Expense

  • Hay disponible un plan gratuito que admite hasta 3 usuarios (perfecto para autónomos)
  • Los planes premium comienzan en $ 5 por mes por usuario
  • Los planes empresariales comienzan en $ 8 por mes por usuario

Comprenda su negocio primero

Antes de comprar un software de gastos, debe tener una idea clara de dónde gasta el dinero su empresa.

Por ejemplo, algunas empresas pueden participar en negocios internacionales. Esto puede generar gastos de viaje, nómina en el extranjero, gastos únicos en esos entornos y muchos más gastos poco comunes desde una perspectiva fiscal .

Y no son solo las empresas internacionales las que pueden tener costos únicos. Cada estado de los Estados Unidos tiene gastos únicos que pueden ser aplicables solo en ciertas áreas.

Cada negocio es diferente, y cada ubicación tiene diferentes costos de negocio. Por lo tanto, las soluciones deben ser únicas. Muchos software de seguimiento de gastos tienen soluciones para industrias específicas que les permiten realizar un seguimiento de los gastos fácilmente y encontrar situaciones comunes de ahorro de costos.

Como resultado, para elegir el mejor software, debe tener un conocimiento profundo de cómo opera su negocio y dónde está gastando el dinero. De lo contrario, es posible que cambie a un software diferente muy rápidamente.

Administre su negocio

El seguimiento de sus gastos es una gran parte de la gestión y puede consumir mucho tiempo. Y ese tiempo podría emplearse mejor en otras áreas. El software de seguimiento de gastos puede ayudarlo a ahorrar tiempo y encontrar oportunidades de ahorro para ayudarlo a ganar más dinero.

La mayor parte de este software puede integrarse perfectamente con otras herramientas que utiliza su empresa, por lo que la configuración suele ser sencilla.

Sin embargo, tener un conocimiento detallado sobre los hábitos de gasto en el día a día es fundamental. Cada una de estas herramientas está diseñada para satisfacer necesidades específicas, por lo que debe elegir la que mejor se adapte a su negocio.

¿Qué software de seguimiento de gastos utilizará para 2022?